Unas unidades que, si sabemos optimizarlas, pueden generarnos muchísimos beneficios.

Ya sea a través de la contratación de un servicio de carsharing “in situ” o bien mediante el simple hecho de contar con unas unidades- en Renting o propiedad- sin asignar, el hecho de disfrutar de unos vehículos siempre disponibles es una fórmula que permite optimizar la movilidad y sus costes asociados. Eso sí, el carpooling es una estrategia que dará buenos resultados si controlamos su uso, siendo especialmente conveniente contar con un soporte tecnológico para ello.

"Disponer de un backoffice tecnológico será imprescindible si queremos sacarle el máximo partido al carpooling"

La importancia de la tecnología

Disponer de un backoffice tecnológico será imprescindible si queremos sacarle el máximo partido al carpooling. Una tecnología que pasa obligatoriamente por un sistema telemático y de control que nos pueda decir qué unidades se utilizan, cómo se utilizan y para qué se utilizan.

El escenario perfecto es que, previamente a la implantación de un sistema de carpooling, toda la flota cuente con un sistema de seguimiento telemático. De esta forma sabremos la utilización real y las necesidades de movilidad concretas de la compañía, aplicando con criterio y sin arbitrariedad las medidas adecuadas.

No se trata de desmontar toda la política de flota y dejar sin coche a todo el mundo. Se trata de eliminar las ineficiencias de nuestro parque móvil.

Adecuar el tamaño de la flota

Uno de los principales beneficios del carpooling es su potencialidad para reducir el tamaño de la flota. La realidad nos dice que un porcentaje elevado de vehículos de empresa pasan la mayoría del tiempo aparcados. ¿Por qué no sacarle partido a estas unidades y dimensionar correctamente el tamaño de la flota gracias al carpooling? Quizás ha llegado el momento de modificar algunos criterios de la política de flota y apostar por la movilidad real y eficiente.

No solo estaremos reduciendo el tamaño total de la flota y sacándole partido a unidades infrautilizadas, sino que estaremos ahorrando mucho dinero.

Los números son aplastantes. Imaginemos que detectamos 10 unidades infrautilizadas y decidimos quedarnos solo con 2. Estaremos eliminando 8 vehículos, que suponen casi 30.000€ anuales (con una cuota de renting teórica de 300€), a los que habría que añadir otros gastos como carburante, penalizaciones, etc.

Es posible que surjan dudas ante iniciativas como esta. Aunque la principal cuestión será: ¿no estoy reduciendo o limitando la movilidad de mis empleados? Nada más lejos de la realidad. De hecho estamos extendiéndola, ya que al no tener un conductor fijo asignado, el número de empleados que puede utilizar un coche de empresa es mucho mayor.

Reducir y repartir costes

Implantar una fórmula de carpooling no solo genera ahorros económicos directos, sino que permite sacarle rendimiento a cada euro invertido en un vehículo. Con la monitorización del uso de cada unidad sabremos si el modelo de vehículo y el número de unidades que se están utilizando se corresponden con las necesidades de movilidad.

Esta fórmula extiende la movilidad, ya que al no tener un conductor fijo asignado, el número de empleados que puede utilizar un coche de empresa es mucho mayor

Esta fórmula incluso nos permitirá conocer qué departamento de la compañía tiene mayores necesidades de movilidad y, si es necesario, repartir a cada área de la empresa los costes y el presupuesto de dicha movilidad en función del uso.

Por otro lado, las unidades contempladas dentro de nuestro carpooling pueden sustituir el uso de taxis, vehículos de sustitución o de alquiler, con el consiguiente ahorro económico y de gestión.

"El carpooling nos permitirá conocer qué departamento tiene mayores necesidades de movilidad y, si es necesario, repartir a cada área de la empresa los costes y el presupuesto de dicha movilidad en función del uso"

Simplificar tareas administrativas

Como venimos diciendo a lo largo del artículo, para sacarle todo el partido al carpooling es necesario contar con una base tecnológica. De esta forma no solo podremos reducir costes, sino también tiempo dedicado a tareas administrativas.

El ejemplo más claro es el de las llaves. Si nuestro sistema de carpooling es capaz de sustituir las llaves tradicionales para acceder al vehículo por una aplicación móvil o una tarjeta RFID, tendremos mucho ganado. Con este sistema los vehículos estarán siempre disponibles, sin necesidad de esperar que algún despistado devuelva las llaves del vehículo. Y también eliminaremos el riesgo de perder las llaves, lo que no solo supone una penalización y un coste, sino también un tiempo de inmovilización. Y lo mejor de todo, podremos olvidarnos de ser el “ama de llaves” del parque móvil.

"Nuestra tarea como gestor de flotas no debe ser reservar vehículos, sino centrarnos en la información que nos proporciona el sistema para seguir aumentando la eficiencia de la flota"

Por supuesto, el sistema de reservas de los vehículos debe ser online. Nuestra tarea como gestor de flotas no debe ser reservar vehículos, sino centrarnos en la información que nos proporciona el sistema para seguir aumentando la eficiencia de la flota.

Coches siempre disponibles

Otro de los beneficios del carpooling es que, lejos de lo que podría parecer a priori, el horario de utilización de los vehículos se amplía. Gracias al sistema de reservas online y a la llave digital, los vehículos pueden recogerse y dejarse a cualquier hora, sin importar si un conductor llega o se va fuera del horario de oficinas. Todos los usuarios sabrán cuándo podrán disponer de ese vehículo y podrán acceder a él sin problemas siempre que hayamos implantado la tecnología adecuada.

Menos coches pero para más empleados

Es probable que inicialmente encontremos alguna reticencia en la implantación de un sistema de carpooling, especialmente si antes existía una categoría laboral con coche fijo asignado y que ahora no cuenta con él “por culpa” de esta fórmula. Pero hay que darle la vuelta al problema. Ahora son más los empleados que pueden acceder y disfrutar de un coche de empresa. En consecuencia, serán más los empleados que aumentarán su grado de satisfacción con la empresa y su implicación. Como guinda del pastel podemos pensar en incorporar una furgoneta que no solo sirva para la movilidad del día a día, sino que también permita a los empleados utilizarla los fines de semana como vehículo de mudanza, transportes especiales, etc. Un detalle que seguro muchos agradecerán.