Entrevista con Anca Silvia Nodea, Gestor de flota de FAIN.

  • Nombre: Anca Silvia Nodea
  • Cargo: Gestora de Flota
  • Flota: 540 Unidades
  • Marcas y modelos mayoritarios: Ford Transit, Renault Kangoo, Fiat Fiorino, Ford Fiesta Van, Renault Clio Societé; Peugeot 208, Ford Fiesta, Renault Clio
  • Método de adquisición: Renting 85%, Propiedad 15%
  • Edad renovación media de los vehículos de la flota: 5 años
  • Años de experiencia como gestor de flotas: 1 año
  • Otras funciones: Gestión de Cobros en Entidades Especiales (Estamentos Públicos, Hoteles, Centros Docentes de grandes dimensiones, etc.)

Dedicada principalmente al mantenimiento de ascensores, FAIN forma parte de los llamados sectores esenciales. Ello significa que desde el principio del decreto del estado de alarma su flota no ha parado ni un momento. Una experiencia que hemos querido conocer de la mano de Anca Silvia, máxima responsable del parque móvil de la compañía.

¿Ha retrasado la pandemia y el estado de alarma los procesos de renovación de la flota?

En FAIN los procesos de renovación se hacen con mucha antelación. Nuestro volumen de renovaciones anuales es alto y esto conlleva mucho trámite de análisis y negociaciones. Este año teníamos el vencimiento de 175 unidades de nuestra flota que ya tenían 5 años de uso. Empezamos el proceso de renovación en septiembre de 2019, analizando a fondo las unidades y modelos necesarios, los combustibles, los extras, etc. En enero de este año ya teníamos decidida y firmada la totalidad de las renovaciones y ya sólo quedaba la coordinación de las devoluciones y entregas. Esto nos ayudó a solventar muchos de los problemas que se produjeron a partir de marzo con la llegada del COVID-19, tanto por temas organizativos como incluso por temas de costes. En definitiva, haber cerrado las renovaciones con anterioridad al confinamiento ha sido un acierto.

Entrevista con Anca Silvia Nodea Gestor de flota de FAIN 2

Lógicamente nos hemos visto afectados por el coronavirus. Las entregas y las devoluciones durante el estado de alarma se vieron plenamente trastocadas por cierres de fábricas, concesionarios, etc. Aún así, nuestras empresas de renting no pusieron ningún problema en prolongar semanas e incluso meses los contratos de renting en vigor. De esta forma, ninguno de nuestros conductores se vio afectado y en todo momento dispusieron de un vehículo para la realización de su trabajo.

Durante el estado de alarma, FAIN siguió prestando sus servicios. ¿Se adoptaron protocolos específicos para el funcionamiento de la flota?

FAIN se dedica principalmente al Mantenimiento de Ascensores, considerado como un servicio esencial. Nuestra actividad apenas tuvo que parar una semana durante el mes de abril. El resto del tiempo hemos estado al 100%, solo afectados por ocasionales bajas médicas por COVID-19 de nuestros técnicos o por algún cierre temporal de algunos negocios como hoteles, etc.

¿Existieron problemas a la hora de reparar o mantener los vehículos durante estos meses críticos?

En cuanto se comunicó el estado de alarma tuvimos un contacto directo y constante con los renting para coordinar y planificar tanto las entregas como las devoluciones, así como un control constante sobre los servicios de mantenimiento y reparaciones de nuestros vehículos. En todo momento contamos con al menos un servicio de taller para temas urgentes en cada una de nuestras delegaciones; y pospusimos todas aquellas reparaciones de chapa no urgentes un par de meses hasta que volvimos a contar con todos los talleres al 100%.

Desde el primer momento FAIN se volcó en la búsqueda de EPI´s para que todo nuestro personal que seguía ejerciendo su actividad en la calle estuviera 100% seguro y protegido. Nuestro Presidente estuvo 100% dedicado a ello y desde los primeros días conseguimos almacenar los EPI´s básicos para que nuestro Técnicos pudieran realizar su actividad lo más seguros posibles.

En cuanto a la flota, durante el estado de alarma apenas tuvimos entregas de vehículos nuevos. Pero eso sí, estas pocas unidades se entregaron con todas las medidas de seguridad.

Asimismo, para todos los vehículos en uso, se informó a los conductores de los lugares cercanos a su delegación donde se prestaba el servicio de desinfección por ozono para que aquellos técnicos que habían tenido contactos de riesgo pudieran desinfectar sus vehículos y así poder utilizarlos con mayor seguridad.

Entrevista con Anca Silvia Nodea Gestor de flota de FAIN 3

¿Están satisfechos con la calidad de respuesta de los proveedores durante el estado de alarma?

En todo momento hemos contado con el apoyo de todas las empresas de renting, tanto de las que tenían los vehículos que vencían este año, que nos permitieron mantener en uso los vehículos ya vencidos hasta que se pudieran entregar las nuevas unidades, como de las empresas que tenían los vehículos nuevos contratados, que nos mantuvieron al día de los cambios en los plazos de entrega. Y en los casos necesarios nos prestaron el servicio de pre-entrega para que ninguno de nuestros conductores se quedará un solo día sin vehículo.

Las marcas no se quedaron atrás y también contamos con su información constante sobre los cierres y aperturas tanto de las fábricas como de los concesionarios. Y por supuesto con su ayuda en todo lo que necesitamos durante esos meses, por necesidades de reorganización de entregas, etc.

La flota de FAIN se encuentra en régimen de renting, ¿qué incluye en el caso de FAIN la cuota mensual?

Un 85% de la flota se encuentra en régimen de renting y a nosotros nos gusta incluir la mayor parte de los servicios dentro de la cuota. Nuestra experiencia con la mayor parte de las empresas de renting es bastante satisfactoria, los gestores de flota que nos asignan están con disponibilidad 24/7 para nosotros, y esto es lo que nos ha llevado hasta ahora a incluir la mayor parte de los servicios dentro de la cuota: seguro, rotulación, cerrojos, etc.
En principio el único extra que mantenemos más allá del vencimiento del renting son los estantes y cajoneras de seguridad que incorporan los vehículos de todos nuestros técnicos para que puedan guardar y organizar, con total seguridad, sus herramientas de trabajo. Estos estantes tienen una vida útil superior a los 5 años del renting, y por eso los adquirimos y no los incluimos en la cuota.

Todo esto permite que sea una única persona, en este caso yo, la que desde FAIN se encargue de una flota de más de 500 vehículos. De lo contrario, FAIN tendría que contar un departamento mayor para afrontar esta tarea.

Una parte de la flota está compuesta por modelos de GLP, ¿por qué se ha elegido este carburante? ¿Están satisfechos con la elección?

FAIN es una empresa totalmente concienciada con el medio ambiente y es consciente de la huella de carbono que genera gran parte su flota en capitales como Madrid y Barcelona.

Estamos en constante estudio y prueba de nuevos carburante y tecnologías, y por esta razón FAIN fue pionera en la introducción del GLP en su flota.

Todos conocemos los episodios de contaminación que desde hace años sufren ciudades como Madrid y Barcelona. En dichas ciudades circula casi el 50% de nuestra flota, y desde FAIN entendemos que debemos aportar nuestro granito de arena para reducir esta contaminación.

Tras muchas pruebas y estudios, en 2017 firmamos un acuerdo con REPSOL para la introducción de 25 vehículos híbridos GLP dentro de nuestra flota en Madrid. Los estudios de la UE decían que estos vehículos reducían un 96% las emisiones de NOx respecto a los mismos vehículos Diesel, y que emitían 120 veces menos partículas. Por estos motivos no dudamos en ningún momento que podía ser una solución/contribución a reducir la contaminación en las ciudades donde FAIN estaba presente. No olvidemos que los vehículos GLP están reconocidos por la DGT con etiqueta ECO.

"Desde 2017 nuestra flota de GLP no ha parado de crecer, representando actualmente un 25% del total nuestra flota"

En cuanto a temas organizativos, los vehículos GLP contaban con una red de distribución de EE.SS. bastante amplia, principalmente en Madrid y Barcelona donde los íbamos a introducir, y además estaban dotados de una amplia autonomía, entorno a los 300 kms en GLP, y otros tantos en gasolina. De esta manera nuestros conductores no se veían afectados de ninguna manera en su actividad diaria respecto de un vehículo diésel.

La experiencia fue muy positiva, y por este motivo desde 2017 nuestra flota de GLP no ha parado de crecer, representando actualmente un 25% del total nuestra flota. Seguramente no sea el combustible del futuro, pero según nuestra propia experiencia es la mejor solución a corto plazo dentro de los 5 años de contrato que tenemos con nuestras empresas de renting.

¿Se han planteado electrificar parte de su parque móvil a corto o medio plazo?

Como he comentado antes, estamos en constante estudio y prueba de nuevas tecnologías, siempre con el objetivo de reducir nuestra huella de carbono. Todos los años las marcas nos dejan probar sus nuevos modelos de vehículos eléctricos, para comprobar sobre todo el tema de la autonomía, que es el factor principal y que hace difícil su encaje en nuestra flota.

"Estamos en constante estudio y prueba de nuevas tecnologías, siempre con el objetivo de reducir nuestra huella de carbono"

El vehículo eléctrico está avanzando mucho más lento en la parte del vehículo industrial. Por eso todavía no hemos conseguido encajar ningún modelo de manera amplia en nuestra flota.

Dentro de las renovaciones del 2020 hemos optado por introducir el Renault Zoe dentro de la flota de Madrid para algunos de nuestros comerciales que suelen desplazarse por la zona centro. Todavía no tenemos una percepción completa del éxito de esta operación porque desde el mes de marzo nuestra red comercial está teletrabajando y sus desplazamientos se han reducido drásticamente. Sabemos que es el futuro y estaremos preparados para cuando llegue el momento. Pero de momento entendemos que en el mundo de las flotas de vehículo industrial, el vehículo eléctrico es algo residual y a corto plazo de difícil implantación.

Entrevista con Anca Silvia Nodea Gestor de flota de FAIN 4

Recientemente han empezado a controlar la flota mediante dispositivos telemáticos, ¿qué resultados están obteniendo con esta tecnología?

Para FAIN la seguridad de nuestros conductores es prioritaria. Y para conocer el modo de conducción de nuestros conductores es básico tener información acerca de su estilo de conducción. Por esta razón hace un par de años decidimos hacer pruebas con varios proveedores de telemática y geolocalización con el único objetivo de mejorar la eficiencia de la conducción y de esta manera aumentar la seguridad de nuestros conductores.

El año pasado nos decidimos finalmente por la solución que nos daba ARVAL, a través de su dispositivo AAL (Arval Active Link). Prevemos que a finales de año lo tendremos instalado en casi el 50% de nuestra flota. Y en cuanto confirmemos, con los datos extraídos de 1 año de uso, que hemos mejorado la seguridad de nuestros conductores, mejorando su eficiencia de conducción, sin duda alguna ampliaremos este dispositivo al 100% de la flota.

¿Cuál ha sido el nivel de aceptación de los conductores de los vehículos?

En todo momento se ha contado con el comité de empresa y con todos los conductores. Y siempre ha sido bien recibido, porque la seguridad es algo que nos preocupa de igual manera a todos.

"Con el objeto de obtener una implantación más rápida y con mejores resultados hemos optado por la gamificación en la telemática"

Con el objeto de obtener una implantación más rápida y con mejores resultados hemos optado por la Gamificación. Todos los conductores cuentan con una puntuación instantánea de todos sus trayectos y, al finalizar el mes, se hace

un comunicado a toda la empresa de los mejores conductores tanto del mes como acumulado. Al finalizar el año los primeros del ranking obtendrán reconocimiento y premios por parte de la empresa. Para aquellos conductores con peores puntuaciones se hace un seguimiento especial, informando en todo momento de los eventos de conducción que le han penalizado y dando las recomendaciones oportunas para mejorar su conducción en los meses siguientes.

En estos momentos están utilizando la plataforma de gestión de flotas OPTIMA FLEET, ¿cuál es su nivel de satisfacción con esta herramienta?

La llegada de Optima Fleet fue un antes y un después en la gestión de la flota de FAIN. Hasta entonces, en FAIN siempre se había gestionado la flota con un Excel. Y esto tenía su sentido hasta un volumen de flota determinado. Pero cuando FAIN superó las 300 unidades de flota, sólo generaba problemas. Quiero aprovechar para dar desde FAIN un agradecimiento especial a Carla, que fue quien nos convenció del cambio, y gracias a su implicación 100%, pudimos hacer el cambio a Optima Fleet de una manera sencilla y rápida en apenas un par de semanas.

"No nos cabe en la cabeza gestionar la flota desde otra herramienta que no sea Optima Fleet"

Nuestro nivel de satisfacción es total. Y ahora mismo no nos cabe en la cabeza gestionar la flota desde otra herramienta que no sea Optima Fleet, con una total integración con nuestra plataforma de combustible SOLRED, y con constantes mejoras como la integración también de la telemática de muchos proveedores de geolocalización.

Con una flota de más de 500 vehículos, ¿cuales son los capítulos que más dificultan la gestión del parque?

El día a día es una locura. La gestión de las multas de aparcamiento, las averías y gestión de talleres, la adaptación a las distintas normativas de las diversas ciudades donde trabaja FAIN, el movimiento de vehículos entre conductores y delegaciones, las devoluciones y entregas de renting que hay todos los años... Es imposible aburrirse en el puesto de Gestión de Flotas.

"Contamos con un buen protocolo de uso de flota y con unos procedimientos claros plenamente conocidos por los conductores. De esta manera todo es mucho más sencillo"

Pero no hay nada que sea difícil. Contamos con un buen protocolo de uso de flota y con unos procedimientos claros plenamente conocidos por los conductores. De esta manera todo es mucho más sencillo.

Una regla de oro para una buena gestión de la flota.

Después de un año de experiencia gestionando más de 500 vehículos de la flota de FAIN, puedo decir que todo mi trabajo ha estado siempre dirigido hacía la satisfacción del usuario. Son mis compañeros los que usan a diario el vehículo de empresa como una herramienta fundamental y desde la gestión de flotas siempre estamos volcados para ayudarles en la medida de lo posible a que su trabajo se pueda desarrollar sin incidencias, al menos en la parte que tiene que ver con sus desplazamientos.