La mayoría de los gestores de flotas no tuvieron unas semanas fáciles tras el Decreto del Estado de Alarma. En el caso de Uriach cambiaron la movilidad de su parque móvil por videoconferencias. Y en medio de este contexto, negociaron la renovación de la flota. Toda una experiencia que su equipo de flotas - formado por Oriol Botey (Head of Procurement), Jairo Ramos (Indirect Procurement Manager) y María José Martínez (Indirect Spende Buyer) - nos cuenta en esta entrevista.

• Flota (unidades): España unos 115 vehículos y 28 en Italia
• Marcas y modelos mayoritarios: BMW Serie 2 y BMW X1
• Método de adquisición: Renting
• Edad renovación media de los vehículos de la flota: 36 meses
• Años de experiencia como gestor de flotas: 6 años
• Otras funciones: Negociación de las Categorías de Compras de Servicios e IT

La primera pregunta es obligada, ¿ha estado parada la flota de Uriach durante el estado de alarma decretado estos últimos meses? ¿Qué procesos/protocolos se pusieron en marcha tras el Decreto de Estado de Alarma?

Como empresa farmacéutica, nuestro principal cliente ha estado muy cerca de la zona crítica durante la pandemia: centros hospitalarios, farmacias, consultas médicas… Por lo que, con el objetivo de proteger la salud de los colaboradores, su entorno y también la de los profesionales de la salud, se cancelaron las visitas comerciales presenciales y nos adaptamos a realizar las acciones comerciales y formativas que fuesen oportunas vía teleconferencia.

La consecuencia directa es que, efectivamente, la flota ha estado parada durante estos meses.

¿Han tenido algún tipo de incidencia destacable durante este parón?

Afortunadamente, no hemos sufrido grandes incidencias. Destacaría únicamente el plazo de entrega de los vehículos que se debían haber entregado en el primer trimestre. Aunque una pandemia y la consecuente parada de la flota de vehículos es algo que nadie tenía previsto, sí que creemos que la apuesta que hicimos en su momento primando la calidad y fiabilidad de los vehículos a otros aspectos como podría ser el precio unitario, nos ha ayudado.

¿Se ha tomado algún tipo de decisión relacionada con la flota a raíz de esta crisis?

Durante la crisis, tuvimos que hacer frente a la renovación y entrega de nuevos vehículos. Negociar vehículos en modalidad de renting en medio de tanta inestabilidad no ha sido nada fácil. El impacto económico de las nuevas cuotas nos obligó a valorar muchos escenarios. Nos apoyamos mucho en nuestros Partners, especialmente en la marca (BMW), que se mostraron muy proactivos al respecto. Así que un poco a contracorriente, durante la pandemia contratamos más vehículos, pero también revisamos la duración de los contratos vigentes y lo más importante: empezamos a construir la estrategia de renovación que llevaremos a cabo a partir del próximo año, apostando el todo por el todo a la sostenibilidad.

"Durante la crisis, tuvimos que hacer frente a la renovación y entrega de nuevos vehículos. Negociar vehículos en modalidad de renting en medio de tanta inestabilidad no ha sido nada fácil."

¿Qué medidas se han implantado desde la compañía para garantizar la seguridad e higiene de los vehículos y sus conductores en lo que al contagio del COVID-19 se refiere?

De nuevo ha sido un trabajo complejo y que nos ha supuesto muchas horas de dedicación, tanto al departamento de Compras como al resto de departamentos: Personas, Comercial, PRL,… Hemos dedicado muchos recursos a la compra de material sanitario para la higiene y desinfección de los vehículos así como de todo el material que nuestros vendedores llevan encima y que utilizan en su día a día. También ha habido mucha pedagogía por parte de nuestro departamento de Seguridad y Salud para asegurar que en la “vuelta a la nueva normalidad” los colaboradores, especialmente los delegados de ventas, sepan en todo momento cómo actuar y qué medidas adoptar para mantener la salud propia y la de las personas con las que interactúan en el día a día.

La crisis del coronavirus, ¿modificará de alguna forma, ya sea a corto o a largo plazo, la gestión de la movilidad o la política de flota en el caso de Uriach?

Indudablemente, la tecnología se ha convertido en un aliado. La videoconferencia no solo ha servido para ayudarnos a trabajar y poder seguir con nuestra actividad en el día a día. También ha permitido a nuestro equipo de visitadores seguir desarrollando una de sus principales funciones: la de asesorar y ayudar a nuestros Clientes.

"La flota va a seguir siendo un recurso clave en nuestra actividad. Pero viendo que la tecnología nos va a ayudar a reducir viajes y desplazamientos, lo tendremos en cuenta de cara a la nueva política y a la renovación de la flota."

La flota va a seguir siendo un recurso clave en nuestra actividad, pero viendo que seguramente la tecnología nos va a ayudar a reducir viajes y desplazamientos, vamos a tener esto en cuenta de cara a la nueva política y a la renovación de la flota. El compromiso de Uriach con la sostenibilidad es absoluto. Si reducimos en cierto modo los kilómetros a recorrer, y por ende la huella de carbono, será más fácil y tendrá más sentido optar por vehículos eléctricos o híbridos. Esta disminución en desplazamientos tendrá un impacto directo en las cuotas (menos km contratados) pero también en la gama (donde la duración de la batería actualmente es un hándicap). Sin duda, este contexto se podría convertir en una oportunidad para acceder a este tipo de vehículos.

Actualmente para la flota comercial se ha optado por una estrategia monomarca y con un solo operador de renting, ¿qué beneficios les genera esta fórmula de gestión? ¿Se han planteado añadir más operadores de renting o marcas?

La estrategia “monomarca” no fue un objetivo de la negociación, sino una consecuencia de un extenso análisis y trabajo de Category Management. Llegamos a un acuerdo de partnership con la marca, que además nos podía ofrecer toda la gama de vehículos y con las suficientes opciones de personalización que requeríamos. Lo mismo sucedió con el operador de renting: la oferta de precio y servicio fue la mejor y también optamos por convertir al proveedor en un partner.

¿Qué ventajas hemos tenido? Pues más allá de las más evidentes, como podría ser la económica o la simplificación operativa, hemos podido desarrollar acuerdos y una relación estrecha con ambos proveedores. Somos un cliente importante para ambos, mientras que si hubiésemos optado por la diversificación seguramente no hubiésemos podido conseguir un nivel de interlocución tan eficiente ni muchos de los acuerdos y ventajas posteriores.

Como en cualquier relación, nos queda mucho camino por recorrer y esperamos que este partenariado nos permita también conseguir las mejores condiciones por parte de nuestros proveedores; pero, sobre todo, consejo, innovación y flexibilidad.

Uriach ha hecho una apuesta decidida por la sostenibilidad y el respeto medioambiental, ¿Cómo se traduce esta apuesta en la flota?

La apuesta por la sostenibilidad es un mantra en Uriach. Se están llevando a cabo numerosas iniciativas y queremos ser un referente de sostenibilidad en nuestro entorno y también en el sector farmacéutico.

Una de las iniciativas con más visibilidad es la flota de vehículos y la transición a vehículo eléctrico que queremos llevar a cabo de cara la próxima renovación del contrato. A corto plazo queremos empezar a incorporar el mayor número posible de vehículos eléctricos o híbridos enchufables. Con la reciente implementación de la telemática obtendremos datos mucho más reales de nuestra flota, nos permitirá conocer el nivel de emisiones, comportamiento en la conducción, etc… Identificando aquellas áreas de mejora para aprovechar al máximo la eficiencia que nos ofrece el vehículo.

La involucración y compromiso de todos, desde la propiedad hasta los conductores, pasando por todos los directivos implicados en la toma de estas decisiones, ha sido total. Como decía, no es postureo: en Uriach de verdad creemos en la sostenibilidad y cualquier cosa que podamos hacer en pro de ser 100% sostenibles, será fácil de implementar.

¿Cuenta la compañía con alguna otra iniciativa o proyecto de futuro para reducir el impacto medioambiental de la movilidad de los empleados sin vehículo de empresa?

Estamos intentando implementar y desarrollar tantas iniciativas de movilidad sostenible como nos sea posible: contamos con aparcamiento para bicicletas, acabamos de cerrar un acuerdo para la instalación de una primera prueba piloto de cargadores para vehículos eléctricos (tanto para flota profesional como para vehículos personales de trabajadores y visitas). Ponemos a disposición de los colaboradores transporte colectivo subvencionado por la empresa y tenemos en marcha un proyecto para fomentar el car-sharing entre los empleados. También estamos trabajando para poder contar con vehículos eléctricos para el desplazamiento de trabajadores entre “sites” a modo de transporte lanzadera.

Al estar ubicados lejos de un núcleo urbano, muchos colaboradores no tienen más remedio que acudir en vehículo privado, por eso la Dirección de la empresa está motivada a ayudarles a que ellos también hagan la transición a vehículo eléctrico o que puedan reducir su impacto medioambiental compartiendo vehículo o incluso reduciendo el número de trayectos gracias a la flexibilidad que tenemos con el teletrabajo.

Desde el Departamento de Compras tenemos que ayudar a conseguir que todos estos proyectos se implementen lo antes posible, aportando el mayor valor a la Compañía. Sin embargo, la llegada del COVID-19 ha provocado un parón en la implementación de algunas iniciativas.

¿De qué forma afronta Uriach el capítulo de la seguridad vial laboral?

Como decía antes, cuando llegamos a la conclusión de colaborar con una sola marca, uno de los principales criterios de evaluación fue la seguridad. Los trabajadores son el mayor activo de Uriach y los debemos cuidar. Por eso, la primera decisión es obvia: los vehículos de nuestra flota deben tener las mejores evaluaciones test de seguridad.

"Los trabajadores son el mayor activo de Uriach y los debemos cuidar. Por eso, los vehículos de nuestra flota deben tener las mejores evaluaciones test de seguridad."

Por otro lado, la formación y comunicación constante con los conductores es muy importante. Recurrentemente se realizan cursos de conducción y ahora con la telemática esperamos personalizar mucho más esa comunicación y ayudar a nuestros conductores a que sean más eficientes y, especialmente, a que viajen mucho más seguros.

Una regla de oro para una buena gestión de flota.

Poner al usuario siempre en el centro de la gestión y rodearlo de una estrategia basada en la sostenibilidad y la eficiencia.

 "Hay que poner al usuario siempre en el centro de la gestión y rodearlo de una estrategia basada en la sostenibilidad y la eficiencia."