Gestionar la movilidad corporativa en tiempos de coronavirus

La pandemia mundial del coronavirus Covid-19 está afectando de manera importante a la movilidad corporativa. Pero, ¿cómo debe actuar el gestor de flotas ante este periodo de incertidumbre?

En la situación actual es más importante que nunca la actuación del gestor de flota, tanto para asegurar la movilidad de los vehículos en el entorno actual, como para adaptar su plan de flota anual a los cambios que se están produciendo.

Será muy importante anticiparse y comunicar a cada conductor las pautas a seguir, teniendo en cuenta la diferente problemática de cada flota y del uso de los vehículos. La prioridad ha de ser la seguridad de los conductores y de todos aquellos relacionados con su utilización.

En caso de trabajar en renting es muy importante estar en estrecho contacto con el operador de renting para maximizar la facilidad de uso a los conductores (esta es una oportunidad única para saber cómo y cuánto nos puede ayudar nuestro proveedor de renting).

Empresas de sectores como distribución y logística no pueden parar; y siguen necesitando que su flota funcione perfectamente y en todo momento. De ahí la importancia de conocer cuál es la red de talleres y asistencia disponible en cada zona de actuación.

Las principales líneas de acción serían las siguientes:

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Renovaciones y devoluciones

¿Qué ocurre si tenemos que renovar algunos contratos de renting? ¿Y si tenemos que devolver vehículos que han finalizado su contrato?

Debido a lo inédito de la situación actual, para la que no hay experiencia previa, no es momento de tomar decisiones precipitadas de las que podemos arrepentirnos tanto a corto como a medio plazo. Lo más recomendable es revisar el plan de renovaciones a seis meses, y contactar con la compañía de renting. Por dos motivos:

  • Conocer qué medidas están adoptando y las posibles soluciones que nos proponen ante las diferentes casuísticas que puedan surgir.
  • Al tiempo, pedirles “reports” actualizados sobre el estado de contratos, kilometrajes, vencimientos…

Con la información recibida recalcularemos el kilometraje final considerando que los vehículos (o parte de la flota, según su uso) realizarán durante 15 o 30 días un kilometraje mínimo o cero. Y actualizaremos nuestro plan de renovaciones con la información recibida del operador de renting.

Con esta planificación actualizada, será posible ajustar nuestro plan de trabajo: analizaremos las diferentes alternativas, marcaremos hitos que marquen la revisión del plan - el principal será debido a la duración del estado de alarma - para tomar las decisiones necesarias, calculando el impacto económico que pueden suponer determinadas alternativas: acciones como la rescisión o la ampliación de contratos, recalculo de kilometrajes, devolución de unidades, elaboración del proceso a seguir con los vehículos en caso de que la compañía aplique un ERTE, etc. Será muy útil estar en comunicación directa con la compañía de renting para trabajar de forma coordinada y que nos facilite la gestión de la flota en la situación actual.

Atentos a los planes de producción de los fabricantes

La inmensa mayoría de fabricantes han parado sus plantas de ensamblaje en Europa. En este sentido es importante estar atento a las noticias de producción y en contacto con las marcas. De esta forma podremos saber si, para los vehículos que tenemos que renovar en los próximos seis meses, cuando tengamos que renovar la flota de un determinado modelo podremos disponer de unidades; o bien si tendremos que esperar durante un periodo de tiempo o sustituirlo por otras alternativas no tan adecuadas como nuestra selección inicial. Dado los tiempos de fabricación, es preferible anticipar un periodo amplio de futuras renovaciones, mejor que ajustar la previsión a corto plazo y vernos con dificultades de suministro en unos pocos meses. Quizás incluso se vean limitadas nuestra capacidad de elección de color de carrocería, o de algún equipamiento, si queremos contar con un modelo concreto, teniendo que conformarnos con lo que exista en ese momento en stock.

Mantenimiento mecánico

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Las redes de talleres, tanto oficiales como multimarca, ofrecen servicios mínimos o incluso están cerrados. De ahí que sea muy importante restringir la movilidad de nuestra flota, siempre que sea posible, tal y como ya han hecho buena parte de las empresas de este país. Y es que si un vehículo tiene algún problema que necesite de "atención mecánica" no tendremos asegurada su reparación. No solo porque es posible que nos cueste encontrar un centro de reparación, sino porque los propios talleres se han quedado sin muchos de los recambios y piezas necesarias para reparar y mantener vehículos.

Elemento imprescindible: elaborar un mapa de talleres disponibles. Para ello contactaremos con la empresa de renting. En caso de no ser completo para nuestras necesidades, pediremos alternativas de trabajo que permitan a nuestra flota operar sin interrupciones. Es muy importante facilitar a todos los conductores el mapa de talleres y qué vehículos pueden dirigirse a ellos (habrá talleres que, por ejemplo, no puedan o sepan atender vehículos industriales, motos…). En caso de necesidad de reparación en áreas donde la empresa de renting no tenga talleres operativos, una alternativa es pedir a los conductores que nos comuniquen algún taller operativo por su mayor conocimiento de la zona (preferible servicio oficial). Esta información permitirá al gestor de flotas trabajar de forma fluida en caso de intervenciones fuera de taller homologado por el proveedor de renting, evitando tener que parar la actividad, coordinar cómo actuar con el operador y aplicar la solución con la consiguiente pérdida de tiempo y productividad.

También es importante programar, al contactar con las compañías de renting, pautas a seguir con los vehículos que actualmente están temporalmente inmovilizados pero que deberían realizar su mantenimiento programado durante estos días.

Un factor que facilita el trabajo del gestor de flota estos días es la supresión de los plazos de cumplimiento administrativo de la ITV mientras dure el estado de alarma, cerrando además los centros autorizados que realizan estas inspecciones. Es decir, que no existirán sanciones para los vehículos que tuvieran que pasar la ITV en próximas fechas.

Seguro y Asistencia en carretera

También hay que tener en cuenta que si necesitamos una reparación de carrocería o asistencia en carretera, es más que probable que este servicio no sea tan óptimo y rápido como sería deseable, con la incerteza añadida de no poder encontrar un taller abierto en el que dejar el vehículo y, sobre todo, en el que poder reparar la avería o siniestro.

Es conveniente contactar con la compañía de seguros para que nos faciliten listado de talleres operativos (si lo tiene). Las grandes reparaciones tendrán que esperar pero, en caso de pequeñas intervenciones (p.e. sustitución de faros) que imposibiliten la circulación por motivos legales y de seguridad, poder repararlos facilitaría la vuelta a la actividad del vehículo en el menor plazo posible dadas las circunstancias actuales.

Movilidad al centro de trabajo para empleados sin teletrabajo

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No todos los trabajadores de una empresa pueden trabajar desde casa de forma telemática para evitar el contagio y contener la expansión del coronavirus. Existen posiciones que solo pueden llevarse a cabo en los centros de trabajo habituales. En estos casos es importante establecer un protocolo de movilidad para dichos empleados.

Entre las medidas que se pueden adoptar está la obligatoriedad de acudir al trabajo en vehículo particular y en solitario, prohibiendo el uso del transporte público y garantizándole el reembolso de sus gastos en movilidad mediante la fórmula del pago por kilómetro (en la cuantía que la empresa determine).

A día de hoy, la normativa no incluye a los vehículos particulares de empleados que han de acudir a trabajar entre aquellos a los que los talleres han de prestar servicio. La sensatez y buena disposición para alcanzar el bien común de atajar al máximo la difusión del COVID19 debería ser la base para cualquier decisión.

Ni que decir tiene que, si disponemos de buses lanzadera de transporte colectivo, habrá que suspender sus trayectos. También es recomendable evitar o prohibir las plataformas de vehículos compartidos en la medida de lo posible para evitar riesgos de contagio, pese a que estas compañías han establecido estrictos protocolos de higiene y limpieza, y que se permite viajar a dos personas ubicadas diagonalmente, con mascarilla, por motivos de fuerza mayor. (normativa a la fecha que habrá que revisarse, pues cambia rápidamente según la evolución de la pandemia).

Protocolos para conductores

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La inmensa mayoría de corporaciones ya habían implantado protocolos sanitarios antes de la entrada en vigor del Decreto-Ley que promueve el confinamiento y limita la movilidad de ciudadanos y empresas. Buena parte de la fuerza laboral de las empresas ya está en casa. Pero algunas compañías siguen teniendo sus vehículos y conductores en movimiento. De ahí que sea importante adaptar los protocolos de sanidad e higiene para esta casuística. Entre las medidas que se pueden adoptar queremos destacar las siguientes:

  • Dotar a los empleados de elementos de protección para evitar contagios: mascarilla, guantes, gel hidroalcohólico desinfectante…
  • Limpiar los vehículos, al menos una vez al día, tanto exterior como interiormente, desinfectando el interior. Estos es especialmente importante en aquellas unidades sin conductor fijo asignado.
  • Recordar a los conductores la importancia de tomar precauciones a la hora de repostar el vehículo y recarga de vehículos eléctricos.
  • Reforzar las aplicaciones tecnológicas para que los conductores minimicen al máximo el contacto humano, a la hora de realizar acciones como firma de documentos, albaranes, entregas…
  • Para evitar posibles sanciones, todos los conductores deben contar con un documento que acredite que sus desplazamientos se deben a razones estrictamente laborales.
  • Aquí tienes una plantilla de autorización de desplazamiento para empleados. Haz click para descargarla.
  • En Cataluña, te recomendamos que los empleados rellenen este certificado auto-responsable de desplazamiento: https://confinapp.gencat.cat/#/

Formación y sensibilización

Es un buen momento para promocionar la formación online entre nuestros usuarios y conductores. Con buena parte de los empleados "teletrabajando", nunca está de más apostar por seguir formando a los conductores, especialmente en materia de conducción segura y eficiente.

Por otro lado, es importante reforzar los mensajes de sensibilización y seguridad para aquellos conductores que siguen moviéndose. Al igual que el resto de la población, estos conductores están preocupados ante una situación tan crítica como la actual. Unas preocupaciones que, como toda inestabilidad emocional, no son buenas compañeras para conducir con seguridad. Por otro lado, el tráfico es más fluido que nunca. Un hecho que podría motivar excesos de velocidad con el riesgo para la seguridad, y también de sanciones, que ello conlleva.

Autores: Ramón Bustillo (Aactividad) y Oriol Ribas (AEGFA)