Vamos a intentar desarrollar algunas medidas que el gestor puede adoptar para intentar reducir el impacto de la subida de precios en las cuentas de la empresa.
Protegerse de la inflación
En un escenario de incremento de costes, la mejor de forma de contener las subidas de precios es contratar con precio cerrado para los próximos años. Una receta aparentemente sencilla, pero que no está disponible en la mayoría de los productos y servicios necesarios para una empresa, lo que la hace muy dependiente de las variaciones de precios en las materias primas, suministros, energía…
Dentro del ámbito de la movilidad, el Gestor de Flotas sí tiene una herramienta muy útil para evitar esas subidas de precios: contratar los vehículos en renting. La cuota fija le permite tener un coste prefijado para los próximos años en los diferentes servicios que incluye esta fórmula. De media, los costes cubiertos por la cuota de renting representan entre el 60 y el 70%.
“Tanto si la flota es de propiedad o de renting, una alternativa con aplicación a corto plazo es ampliar los plazos de tenencia de los vehículos”
Si el coste de carburante, que de media representa aproximadamente el 72% del coste total de uso de un vehículo, poder mantener fijo sin incrementos casi tres cuartas partes del coste total es un beneficio económico muy importante con la actual previsión de inflación futura.
Alargar y ampliar plazos
Tanto si la flota es de propiedad o de renting, una alternativa con aplicación a corto plazo es ampliar los plazos de tenencia de los vehículos. La menor actividad económica que se prevé en el futuro próximo puede tener, entre otras, dos consecuencias para la empresa:
- Una menor actividad que implique una reducción de desplazamientos, y por tanto menor kilometraje a recorrer por los vehículos.
- Una reducción de personal para adaptar los recursos a la actividad, lo que conllevaría zonas más amplias a cubrir por el personal activo, con una doble consecuencia: menor número de vehículos en flota y mayor kilometraje de los vehículos activos.
La ampliación de contratos, o de tenencia en caso de compra, ha de permitir un ahorro de costes, en mayor o menor medida en función del plazo a ampliar, kilometraje, etc. Es necesario revisar la situación y estimación de uso futuro de los diferentes vehículos, para lo que se necesita trabajar de forma estrecha con otros departamentos de la empresa: RRHH, Comercial, Técnico…
En el caso de vehículos en renting, la ampliación de plazos protege a la empresa de la inflación prevista durante un periodo de tiempo superior. En cualquier caso, la ampliación deberá realizarse aplicando criterios que probablemente impliquen una actualización de la Car Policy de la empresa.
“En caso de necesidad de nuevas unidades, es importante intentar concentrar las compras de modelos en el menor número de marcas posible, dado que las marcas aplican condiciones escalables según el volumen de compra”
Compartir vehículos
La menor utilización de los vehículos como consecuencia de la reducción de actividad prevista en muchos sectores de la economía, hace que los tiempos de no utilización sean mayores. En algunos casos, será posible compartir vehículos entre diferentes conductores, con el consiguiente ahorro de costes. En estos casos, será muy útil utilizar alguna de las aplicaciones existentes que permitan tanto la facilidad de uso para los conductores, como el control por parte del Gestor de Flota.
Sí será muy importante, como en todos los casos en que se da el uso compartido de vehículos, controlar tanto el repostaje y coste de combustible, como la gestión de las revisiones e intervenciones de mantenimiento necesarias en los vehículos.
En el caso de vehículos eléctricos, algunas aplicaciones controlan el nivel de carga de la batería, por lo que habrá de aplicarse un mínimo de carga previo a su uso para evitar que el vehículo se quedé sin carga en un desplazamiento. Es necesario comunicar de forma muy clara a todos los usuarios quién ha de repostar o enchufar el vehículo eléctrico, llevar y recoger el vehículo de taller en caso necesario, etc.
Concentración de marcas
En caso de necesidad de nuevas unidades, es importante intentar concentrar las compras de modelos en el menor número de marcas posible. Dado que las marcas aplican condiciones escalables según el volumen de compra, concentrar las compras en el menor número de marcas permitirá obtener mejores condiciones económica, con el consiguiente ahorro de costes. Esta concentración no se extiende a nivel de grupo, al menos a nivel del mercado español, pues los grupos aplican este escalado de condiciones a nivel de marca.
Esta concentración permitiría paliar, aunque solo en parte, el impacto de las subidas de precios y reducción de condiciones de la mayoría de las marcas, en el contexto actual de subidas de precios de componentes y materias primas.
Seguros
Una de las consecuencias de la menor utilización prevista en el futuro próximo, debería ser la menor siniestralidad de los vehículos. Para poder cuantificarla, es necesario disponer de la información necesaria: frecuencia e importe de la siniestralidad, reservas constituidas y liberadas, etc… El objetivo será trasladar la menor siniestralidad, en su caso, a las primas de seguro actuales o de la próxima renovación.
Esta menor siniestralidad prevista, unida a la concienciación continuada de los conductores de la importancia de utilizar los vehículos con el máximo de seguridad, han de tener un impacto positivo en la contención de costes.
“Una de las consecuencias de la menor utilización prevista en el futuro próximo, debería ser la menor siniestralidad de los vehículos. El objetivo será trasladar la menor siniestralidad, en su caso, a las primas de seguro actuales o de la próxima renovación”
Venta fin de contrato
En el escenario previsto a corto plazo de menor actividad, se espera un mayor volumen de vehículos que finalicen su uso: a la terminación natural de los contratos de renting o venta de los vehículos por llegar al límite de edad marcado en la Car Policy, habrá que sumar aquellos que cesen por la posible reducción de personal.
El mayor precio de venta actual, tanto de vehículos nuevos como de usados, permitirá un mayor ingreso en la venta de los coches que la empresa tenga en compra. Para los vehículos contratados en renting, la práctica habitual es devolverlo al operador quien procede a su venta. En el contexto actual, puede ser muy interesante solicitar al operador el precio de venta que ofrece a la empresa, y comprarlo con el precio de mercado. En caso de que éste sea superior, puede ser rentable adquirir el vehículo a la compañía para su posterior venta en el mercado. Es necesario calcular con detalle la operación, para incluir todos los costes necesarios, así como disponer del tiempo y recursos necesarios. Para facilitar el trabajo del Gestor existen empresas, con cobertura nacional, especializadas en la compraventa de vehículos usados a nivel nacional, en quien delegar las gestiones tanto de compra como de venta en el mercado.
Esta práctica puede ser más beneficiosa en caso de cancelación anticipada, para minorar el importe del coste por cancelar antes de fin de contrato.
Al ser una actividad no habitual del Gestor, será tanto más interesante cuanto mayor sea el volumen de flota para devolución y/o venta.
Cada empresa, según su sector, utilización de los vehículos, etc… tendrá un escenario previsto para los próximos dos o tres años, que es el periodo en el que será necesario actuar en forma diferente a la prevista hace unos meses. Los próximos doce meses requerirán una especial atención y flexibilidad por parte del Gestor de Flota y su empresa, pues la evolución del mercado será continua y en breves periodos de tiempo.
Ramón Bustillo
Socio Director Aactividad
