Reembolsos y recargas de flotas eléctricas fuera del centro de trabajo

Con muchas empresas en pleno proceso de electrificación, una de las cuestiones críticas es la recarga de los vehículos fuera de los centros de trabajo y sus costes asociados. ¿Cómo debe realizarse el reembolso de los costes de energía? Os presentamos algunas sugerencias al respecto.

La aparición de vehículos enchufables está obligando a revisar a fondo las políticas de flota de muchas compañías. Hasta ahora, la habitual tarjeta de carburante permitía simplificar el reembolso y la gestión de gastos de combustible asociados al uso de vehículos. Pero de nada sirven ahora estas referencias, teniendo en cuenta la variabilidad de oportunidades y costes para recargar el vehículo en función de si se trata de un punto de recarga público, en el centro de trabajo, en casa del empleado… En cualquier caso, y como ya ocurre con los coches de combustión, lo primero es conocer cuál es el consumo de energía de cada unidad y cuál es el coste de energía en cada caso.


“La recarga en puntos públicos presenta diferentes variables y si no establecemos ciertas bases y criterios, el control de costes puede complicarse y dispararse”


Cálculo de costes y energía para el vehículo eléctrico de empresa

Para calcular y conocer los costes de energía asociados a los vehículos eléctricos de nuestra flota dependerán en gran medida de cuatro factores:

1. Consumo de energía. Es imprescindible conocer el consumo por vehículo en kWh/km, aunque la variabilidad de esta cifra es mucho mayor que con los coches de combustión. Para empezar, nos guiaremos por la ficha técnica del fabricante del vehículo pero será necesario acumular un historial de cada coche y usuario para ir “afinando” esta cifra. A su vez, es muy importante saber cuántos kilómetros recorre mensualmente cada conductor para poder establecer una primera previsión de costes de energía.

2. Coste de recarga en el centro de trabajo. Es seguramente el escenario más sencillo de controlar. Si tenemos una buena infraestructura, con cargadores inteligentes y un buen software de control, sabremos exactamente quién consume y cuánto. Además, el proveedor energético de nuestra empresa nos dirá el coste exacto por kW. Así que el cálculo se simplifica al máximo.

3. Coste de recarga en casa del empleado. Este es el caso más complejo debido a las diferentes casuísticas y variables que contempla. Como primer paso, deberemos conocer cuál es el coste por kWh que el empleado está pagando a su compañía eléctrica. Para ello, debería facilitarnos una factura. A partir de aquí, todo dependerá de la infraestructura de recarga disponible.
Si podemos instalar un punto de recarga en casa del empleado, lo que no siempre es fácil debido a múltiples variables (capacidad de la instalación, propiedad o alquiler del inmueble, permiso de la comunidad de vecinos, etc.), no habrá ningún problema y el cálculo se simplifica. Sabremos exactamente cuánto y cuando recarga.
Si no podemos instalar un punto de recarga, es posible que el usuario del vehículo tenga una toma para recargar el vehículo, pero que dicha toma no tengo un contador diferenciado y, por tanto, no podamos conocer exactamente cuántos kWh ha recargado ni a qué precio debido a la disparidad de tarifas y horarios de cada suministrador energético. En estos casos, el vehículo sí debería poder decirnos cuánta energía ha recargado en un horario concreto. Y partiendo del coste del kW de la compañía suministradora del empleado, calcular el coste de las recargas.

4. Coste en puntos de recarga públicos. Este caso también presenta diferentes variables y si no establecemos ciertas bases y criterios, el control de costes puede complicarse y dispararse. En primer lugar, seleccionaremos qué proveedores de recarga pública autorizamos. Lógicamente, deberemos conocer cuál es el coste de la energía para cada uno de nuestros partners en este capítulo y las herramientas que nos ofrecen, tanto a nosotros como gestor de flotas como a los usuarios de los vehículos, para conocer los consumos.
En este sentido, es importante concretar una política sobre puntos de recarga públicos:

· Establecer cuáles son los puntos autorizados para la recarga así como dar de alta a los usuarios correspondientes para que puedan acceder a dichos puntos ya sea a través de una tarjeta, una App, etc.
· Cuando y en qué situaciones se autoriza la carga en puntos públicos: siempre, en caso de necesidad, solo bajo ciertas condiciones…
· Qué tipología de recargas se autorizan: semi-rápida, rápida o ultrarrápida. Existen diferencias importantes de coste entre una y otra.


"Lo más sencillo es abonar un fee mensual en concepto de energía. Este importe debería cubrir al menos el coste aproximado de las recargas domésticas de los empleados que recargan en sus domicilios"


 

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Tarifa plana, el método más sencillo para flotas

Al menos durante un primer periodo inicial, y hasta que no podamos realizar un estudio más específico sobre los hábitos y consumos de nuestra flota de vehículos eléctricos así como haber realizado acuerdos con los partners correspondientes, lo más sencillo, tanto para nuestra gestión como para el usuario, es establecer un reembolso mensual fijo en concepto de cargas. Se trata de establecer una estructura parecida a la del pago de combustible, abonando un fee mensual en concepto de energía. Este importe debería cubrir al menos el coste aproximado de las recargas domésticas de los empleados que recargan en casa. Los operadores energéticos y de recarga disponen de interesantes packs de recarga que facilitan muchísimo la facturación y que cuentan con descuentos sobre las tarifas convencionales.

Asesoramiento

El mundo del vehículo enchufable es todavía un sector en pleno desarrollo. Veremos muchos cambios, acuerdos, fusiones y adquisiciones en el corto plazo que acabarán atomizando un mundo de servicios actualmente muy disperso y con demasiados actores.
Por todo ello es importante buscar asesoramiento. Empezando por nuestros partners actuales: desde el fabricante de vehículos al operador de renting, pasando por el actual suministrador energético de nuestra empresa.
Ellos nos aportarán un primer informe de la situación y de servicios a los que podemos acogernos en un primer momento. Al menos hasta que no tengamos definidos muy claramente nuestros objetivos de electrificación y dispongamos de un buen historial de hábitos de usuarios, consumos… Es por ello que es muy recomendable empezar con pocas unidades eléctricas e ir añadiendo vehículos a medida que ganamos experiencia y las empresas del sector amplían sus servicios para flotas eléctricas.


“El mundo del vehículo enchufable es un sector en pleno desarrollo. Veremos muchos cambios, acuerdos, fusiones y adquisiciones en el corto plazo que acabarán atomizando un mundo de servicios actualmente muy disperso y con demasiados actores”


Por último, y como venimos diciendo en artículos anteriores, la telemática puede ser una gran aliada en estos casos. Los principales proveedores de sistemas de gestión telemática cuentan con herramientas que ayudan a electrificar la flota y a controlar su uso y, por extensión, sus costes.

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¿Cuánto cuesta recorrer 100 km?

Desde el pasado 1 de abril, el Ministerio para la Transición Ecológica y Reto Demográfico ha puesto en marcha la web https://eurospor100km.energia.gob.es/

En ella se puede observar una comparativa de los costes de combustibles de automoción en España, incluyendo la electricidad. Se puede consultar cuánto cuesta de media recorrer 100 km en España con un vehículo en función de su carburante. Recorrer 100 km con un coche eléctrico recargado en un punto de doméstico es lo más económico: 2,27€/100 km. Sin embargo, hacerlo en un punto de recarga rápida es el segundo medio más caro: 6,16€/100km. De ahí la importancia de prestar atención sobre dónde recargan nuestros vehículos.

 

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