Fuel Policy: una norma necesaria

Contar con una política clara de repostaje y uso de métodos de pago de combustible es clave para reducir costes, mejorar el control y evitar usos indebidos en las flotas corporativas.

Es en un contexto como el actual, incierto y con una alta volatilidad de los precios de los carburantes y la energía, cuando algunas empresas toman conciencia de la importancia de contar con una buena política de flotas. Una política que, entre sus capítulos, debe incluir un apartado muy específico: el de la política de repostaje y uso de métodos de pago (tarjetas físicas o virtuales, aplicaciones móviles, etc).
Y es que el uso de estas herramientas para pagar principalmente gasolina y diésel está ampliamente extendido en las flotas corporativas. Pero su eficacia no solo depende de los descuentos negociados con las petroleras, sino también, y en gran medida, de las normas que regulan su utilización. Sin una política clara, los gestores de flotas se exponen a usos indebidos, falta de control y gastos innecesarios.

“La eficacia de las tarjetas de combustible no solo depende de los descuentos negociados con las petroleras, sino también de las normas que regulan su utilización”

¿Qué es una Fuel Policy?

Una Fuel Policy o política de carburante es un conjunto de premisas, normalmente integradas dentro de la Car Policy, que establecen cómo deben utilizar los empleados las tarjetas o herramientas de pago asignadas por la empresa. En él se detallan aspectos como los tipos de repostaje y EESS permitidas, las condiciones de uso o las responsabilidades del conductor.

Su principal objetivo es garantizar la trazabilidad y el control del gasto, al tiempo que define claramente qué usos están permitidos y cuáles no.
Implementar una “Fuel Policy” aporta ventajas claras para el gestor de flotas y, lógicamente, para la empresa:

• Reducción del fraude y uso indebido, al limitar compras no autorizadas.
• Mayor control y responsabilidad, al definir claramente las normas para los conductores y usuarios de los vehículos.
• Transparencia en el gasto, facilitando auditorías y seguimiento de consumos.
• Optimización de costes, controlando, desincentivando y evitando desviaciones y gastos innecesarios.

En un entorno donde cada litro y cada céntimo cuenta, estos beneficios pueden tener un impacto directo en la cuenta de resultados de la empresa.
Por otro lado, también será en este capítulo donde deberán estar contempladas las indicaciones para la recarga de vehículos eléctricos. Sin embargo, dada la complejidad de casuísticas propias de los vehículos enchufables, hemos preferido dedicarle un capítulo separado en próximos números de AEGFA News.

Cómo diseñar una política de medios de pago

1. Definir un marco claro desde el inicio

La Fuel Policy debe comenzar con una explicación sencilla: qué es la tarjeta o medio de pago disponible, quién lo recibe y bajo qué condiciones puede utilizarse.
También deberemos decidir si el medio de pago- ya sea una tarjeta física o virtual- va asociada a nombre de un conductor o bien a una matrícula de vehículo.

2. Establecer normas precisas de uso

Una política eficaz debe responder a seis preguntas clave:

• Qué se puede pagar: solo combustible o también otros servicios (lavado, lubricantes, Adblue, etc.).
• Cuándo se puede usar: franjas horarias, días de la semana o momentos del servicio.
• Dónde: redes de estaciones de servicio o marcas autorizadas.
• Por qué es obligatorio cumplir la normativa, avisando de posibles sanciones ante un uso negligente.
• Cómo se deben realizar las operaciones: introducción de datos como kilometraje- imprescindible para poder detectar desviaciones-, matrícula, etc.  

Este nivel de detalle es el que marca la diferencia entre una política útil y un documento meramente formal.

3. Incorporar compromisos del conductor y formalizar con firma

Aunque esto es aplicable para la totalidad de la Car Policy, es importante traducir las normas en declaraciones de aceptación en primera persona. Esto facilita la comprensión y refuerza el compromiso del conductor. Por ejemplo: “Declaro que utilizaré la tarjeta exclusivamente para repostar vehículos de la empresa y nunca para uso personal”.

El documento debe finalizar con la firma del conductor, incluyendo fecha, para dejar constancia de su aceptación. Este paso es clave para poder actuar en caso de incumplimiento.
Además, es recomendable que la empresa conserve estos documentos de forma accesible para auditorías o revisiones internas.

Herramienta estratégica

Más allá de prevenir fraudes, una política de herramientas de pago de carburante bien diseñada contribuye a facilitar la gestión de flotas. Permite integrar mejor los datos de consumo, optimizar rutas y reforzar la cultura de responsabilidad entre los conductores.

En un momento en el que la digitalización y la eficiencia operativa son prioridades para las empresas, este tipo de herramientas cobra un papel cada vez más relevante. Además, un análisis de los consumos y el gasto también será de gran ayuda para definir la tipología de vehículos y motorizaciones de próximas renovaciones de la flota. Por ejemplo, los datos obtenidos de estas tarjetas pueden ser clave a la hora de valorar la electrificación de parte del parque móvil.

Menos improvisación, más control

La política de tarjetas de combustible ya no es un elemento opcional, sino una pieza esencial en cualquier estrategia de gestión de flotas eficiente. Su correcta implementación permite reducir costes, evitar conflictos y mejorar la transparencia.
En definitiva, se trata de pasar de un modelo reactivo a uno preventivo, donde las reglas estén claras desde el primer momento.