Prórroga o devolución Qué hacer con la flota parada por el Coronavirus 1

El Grupo de Trabajo de AEGFA creado para analizar el impacto del COVID-19 sobre las flotas ha respondido a una de las consultas mayoritarias. Ante un escenario de paralización, ¿qué hacer con la flota? ¿Es más ventajoso devolver vehículos o renegociar los contratos con la compañía de renting? ¿Qué ocurre en el caso de ERTE’s? En este artículo solucionamos las dudas.

Prácticamente todos los operadores de renting están ofreciendo soluciones y herramientas para intentar minimizar el impacto en sus clientes que ha provocado el decreto del Estado de Alarma para contener el COVID-19. Desde Traxall Iberia, empresa especialista en externalización de gestión de flotas, explican que "actualmente vemos que todas las compañías de renting están adoptando soluciones con los clientes que así lo solicitan. Estas soluciones son personalizadas, dependiendo del tipo de flota, volumen, cliente y de la necesidad o relación que tengan con cada uno de ellos. En cualquier caso es importante destacar que todas estas medidas están enfocadas a aliviar las tensiones económicas que ha generado el parón de actividad por el COVID-19."

Negociar mejor que devolver

Los distintos expertos y profesionales que integran el Grupo de Trabajo especial de AEGFA sobre la afectación del Coronavirus en las flotas coinciden que, a priori, la devolución de vehículos no es la mejor opción. "No se puede establecer una norma, pero la devolución no sería nuestra primera opción, ya que contractualmente pueden existir penalizaciones considerables", apuntan desde Traxall Iberia.

Ramón Bustillo, socio director de la consultora Aactividad, añade que "el hecho de que la flota esté inmovilizada no afecta, a priori, a los contratos. Por ello, la empresa puede negociar la devolución de los vehículos que considere, pero estará sujeto a su capacidad negociadora y su posición de fuerza (volumen de flota, nº de vehículos a devolver, antigüedad y calidad de su relación con el operador, etc…), sin relación con las condiciones del contrato. Además, algunos contratos ya prevén la posibilidad de devolver sin coste un determinado porcentaje de vehículos (p.e. un 10%). En este caso, deberemos negociar solamente si la cantidad a devolver es superior a este porcentaje."

Para José Luis Criado, "la flota más cara e ineficaz es la que no se usa. Por lo tanto, hay que hacer el cálculo económico de las alternativas y negociar con el proveedor. La devolución se puede negociar, pero tiene un coste. Si existe la posibilidad que los vehículos vuelvan a usarse, posiblemente se pueda llegar a un acuerdo más económico que la cancelación."

Si decidimos mantener los vehículos, Criado "recomienda renegociar con el renting elementos como el kilometraje (menos kms, menor cuota), reducir o aplazar la cuota por 3 o 4 meses y alargar el contrato por el mismo número de meses; o incluso prorrogar el contrato 6 meses o 1 año, con la consiguiente reducción de cuota."

Prórroga o devolución Qué hacer con la flota parada por el Coronavirus 2

Esta es una de las fórmulas más habituales y que muchos operadores de renting están ofreciendo con bastante frecuencia. Esto es, solicitar una carencia (de 2 a 4 meses) y fraccionar el pago de estas en las cuotas futuras. Aunque en algunas ocasiones esta carencia va asociada a una prórroga del contrato de entre 6 y 12 meses. Y es que si algo no desean las empresas de renting en estos momentos es que les devuelvan vehículos.

Es recomendable, durante la negociación, establecer nuestras condiciones pero no hacer oídos sordos a las del proveedor. Al fin y al cabo se trata de una negociación.

En este sentido, un gestor de flota de un importante laboratorio farmacéutico, también recomienda como solución "diferir el pago mientras dure el estado de alarma. Contablemente es una solución que sería más difícil de adoptar pero que no perjudicaría a uno más que a otro. Al menos si la situación no se alarga demasiado en el tiempo. Lo que no se puede hacer es denunciar el contrato para ponerle fin porque la situación actual no está definida (de momento) como fuerza mayor. Por tanto, no acabaría con nuestras obligaciones de pago."

Su opinión personal es que "los contratos de flota en renting deben hacerse pensando en el largo plazo y en los que se construyan unas relaciones sólidas entre las partes. Por ello siempre apostaré por una negociación antes de poner en marcha medidas más drásticas."

Ramón Bustillo también añade el factor de la siniestralidad como baremo para la negociación porque "durante este ejercicio la siniestralidad bajará. Ello puede generar una reducción de prima, si así está contemplado, y una posible reducción en la cuota de seguro por menor siniestralidad".

Por otro lado, si durante el periodo de inmovilización están previstas terminaciones de contrato es recomendable extender dichos contratos, excepto en los casos que un elevado kilometraje lo desaconseje.

Flotas y ERTE

Prórroga o devolución Qué hacer con la flota parada por el Coronavirus 3

El gestor de flotas del laboratorio farmacéutico añade que "se puede negociar la devolución, pero quizá no sea la mejor opción. El ERTE es temporal y la devolución es definitiva. Creo que la mejor opción es quedarse con los coches, ajustando kilómetros y meses, y posiblemente tengamos unas cuotas mejores. En cambio, si devolvemos los coches, cuando el ERTE finalice- y si no ha acabado en un ERE- necesitaré iniciar otra vez todo el proceso: pedir coches, firma de contratos, plazos de espera… Y mientras todo esto pasa, tendremos fuerza comercial sin flota o con flota temporal. Tengo claro que mi opinión es mantener la flota, ajustando los contratos a la nueva realidad y diferir el pago mientras dure el ERTE o al menos todo el tiempo que sea posible."

Cancelaciones anticipadas

Sonia Ceña, Mobility Manager & Facility Services de T-Systems Iberia, confirma que "incluir en los contratos marco una cláusula que regule este tipo de situaciones no suele ser aceptado por el Arrendador. Como máximo podemos abordar condiciones preferentes de Cancelación Anticipada excepcionales. Si lo habitual es, por ejemplo, un 5% de cancelación a coste cero, que podríamos aplicar en estos casos, es posible negociar un incremento de ese porcentaje en condiciones de ERE. O bien una rebaja de los costes de cancelación que, a grandes rasgos, suelen estar en un 35% de las cuotas pendientes. Hablaríamos pues de poder dejarlo en un 20% e incluso en porcentajes inferiores."

Entrando en más detalle, Ceña añade que "el estudio de las opciones de Devolución vs. Continuidad del Renting depende de la duración de la excepcionalidad y del ROI vs. Coste de Cancelación. En la mayoría de estudios de cancelación, el ROI aceptable es 1 año. Pero en caso de ERTEs deberíamos mirarlo a más corto plazo (quizá 5 meses), lo que no nos ayudará con el número de devoluciones viables. Si las perspectivas a medio plazo son de reinicio de actividad, lo ideal es mantener los coches (ajustados a volúmenes previstos futuros), dado que si en el reinicio de actividad vamos a precisarlos, muy posiblemente su nueva contratación será más cara."

Planificando el retorno a la "normalidad"

Antes de tomar cualquier decisión sobre un posible redimensionamiento de nuestra flota debemos adoptar una mirada más estratégica, a medio y largo plazo, intentando aislarse- sabemos que es difícil- de la presión de la reducción de costes inmediata. Una decisión errónea y precipitada puede salir cara.

Para Ramón Bustillo "la clave está en saber cuántos vehículos necesitará la empresa al reanudar la actividad. En este sentido, si está previsto volver a utilizar el 100% de la flota, recomendamos mantenerlos."

Y es que el suministro de vehículos nuevos va a tardar unos meses en normalizarse - debido a las paradas de las plantas de producción -, lo que podría provocar el retraso de nuevos vehículos o vernos obligados a tener que cambiar a modelos poco idóneos, por características o por no ser iguales al resto de conductores.

Si nuestras previsiones apuntan a un retorno de actividad progresivo, es recomendable elaborar un cuadro de "Flota vs. Disponibilidad por Meses". Esta matriz nos permitirá saber cuántos vehículos iremos necesitando (por tipo de vehículo/utilización).

El responsable de AActividad Consulting recomienda "tener en cuenta la fecha de renovación de los vehículos. Deberemos priorizar devolver prioritariamente aquellos con fecha de renovación más inmediata (evaluando el cambio de vehículo entre usuarios, sobre todo en caso de que tributen IRPF por uso personal). Una posible forma de calcular qué vehículos devolver y cuáles no, sería realizar una proyección, a 18 o 24 meses, con la evolución de la necesidad de vehículos en flota. Puede hacerse el cuadro para cada tipo de vehículos, y/o ampliar el periodo de cálculo a mayor plazo."

ERTE´s: La afectación sobre los conductores

Ramon Bustillo añade también la problemática adicional en el caso de vehículos de uso mixto, empresarial y personal, cuando los conductores están afectados por un ERTE, pues la relación laboral se mantiene.

"Nuestra recomendación es que el Gestor de Flota siga las indicaciones de la Dirección de Recursos Humanos, para alinear la gestión de los vehículos a las directrices derivadas de la situación de cada caso", comenta Bustillo.

En caso de que no se haya realizado ERTE para algunos o todos los conductores, la situación de alarma no cambia las relaciones empresa/empleado, aun cuando estos hayan realizado su actividad en teletrabajo.

La problemática de su posible uso en los supuestos contemplados en la normativa (asistencia a mayores, desplazamiento por fuerza mayor, etc…), hace que las posibles medidas de apoyo de la empresa hayan de venir marcadas por la Dirección de Recursos Humanos.