Son muchas las cifras que avalan la idoneidad de contar con un sistema de gestión de flotas vía telemática. De hecho, la pregunta ya no es si es conveniente o no contar con un servicio de estas características. La cuestión clave es cómo elijo a un proveedor telemático correctamente, teniendo en cuenta la gran variedad, en cantidad y calidad, de empresas que existen en el mercado.

1. Determina los objetivos

En primer lugar, es importante saber qué queremos conseguir con la implementación de la telemática en nuestra flota; cómo queremos conseguir estos objetivos y en cuánto tiempo. De esta forma, el futuro partner podrá adaptarse a nuestras necesidades y deberá ofrecernos una estrategia adaptada a los objetivos planteados.

La realidad nos dice que es mejor marcarnos objetivos concretos y plausibles a corto y medio plazo, estableciendo metas a 3 o 5 años, dividiéndolos posteriormente en planes anuales o semestrales. Intentar una implementación masiva y rápida no suele funcionar bien, ya que podemos vernos abrumados por una cantidad de nuevos datos e informaciones que no seamos capaces de gestionar. Ello puede convertir una buena iniciativa en un fracaso. En este sentido es importante ser consciente de nuestras capacidades, tanto a nivel de recursos humanos como de tiempo disponible.

2. Involucra a toda la compañía

La gestión de flotas en combinación con la telemática no solo genera beneficios operativos en la flota. También supone un ahorro en gastos de combustible y una reducción de la siniestralidad, entre otros muchos beneficios. De ahí que sea importante involucrar a diferentes departamentos de la compañía en la elección de un proveedor de este tipo de servicios. Seguramente cada departamento puede aportar nuevas ideas y objetivos a conseguir que no se nos habían ocurrido. Recursos humanos, departamento financiero, informática… En este último caso, es importante ver la capacidad de integración del software de la compañía con el del proveedor para evitar futuros problemas de compatibilidad o duplicidades.

3. Compara proveedores

Suena lógico, ¿no? Antes de elegir, comparar. Siempre, y no solo en telemática. Es recomendable apostar por un partner que sea realmente un especialista en seguimiento telemático de las flotas. En ocasiones podemos encontrar compañías con un abanico de servicios variado, donde la gestión de flotas telemática es un capítulo más, pero no el principal. Si decidimos apostar por un partner multiservicio, cuyo core business no es exclusivamente la telemática, hay que asegurarse que aquella empresa que le suministra el servicio de seguimiento de la flota a nuestro partner, sea al menos una de las referencias del mercado. La obsolescencia de nuestro seguimiento telemático dependerá de ello.

4. No seas "conejito de indias"

Muy relacionado con el hecho de comprar proveedores, es importante averiguar si nuestros objetivos y expectativas respecto a la introducción de este servicio son reales, si se pueden conseguir fácilmente o si la tecnología que ofrece nuestro potencial partner lo permite. Comprueba si el proveedor ha desarrollado algún proyecto similar al que tienes en mente y pide que te muestren ejemplos. En otras palabras, desconfía de aquellas promesas que dicen "no lo hemos hecho, pero lo desarrollaremos sin problemas para vosotros." Lo más rápido y sencillo es pedir un acceso a una versión "DEMO". En ella podremos comprobar qué datos se recopilan así como la facilidad para trabajar con ellos y con la propia plataforma.

5. Pruébalo durante un tiempo

Antes de tomar una decisión final, es esencial que podamos probar el sistema de gestión durante un tiempo en unos pocos vehículos, al menos durante un trimestre (y si pueden ser 6 meses, mejor). De esta forma podremos "trastear" con la tecnología y sus datos, comprobar el servicio al cliente que nos puede ofrecer nuestro futuro partner, observar qué impacto tendrá este sistema en la compañía y en la flota y asegurarnos de que nuestras estrategias a corto y medio plazo podrán ser llevadas a cabo. Al finalizar este programa piloto será imprescindible evaluar el ROI, ya sea cualitativo, cuantitativo o una mezcla de ambos.

6. Servicio posventa, formación y capacidad de adaptación

La contratación de este tipo de servicio establecerá una relación a largo plazo con un proveedor. Por ello es importante asegurarse que nuestro futuro partner ofrecerá buen servicio al cliente y formación continua. También debe tener capacidad de reacción y adaptación tanto a las nuevas tecnologías que pudieran ir surgiendo como a nuestras demandas de modificación de configuración del servicio. Debemos tener presentes que a corto y medio plazo la conectividad de los vehículos aumentará exponencialmente y solo un socio tecnológicamente avanzado podrá adaptarse a los cambios que se avecinan.