Pero de poco sirve tener redactada la mejor Fleet Policy del mundo si esta no se cumple. Un cumplimiento que no siempre es fácil que se lleve a cabo.

1. Un documento simple y accesible

La lógica y la simplicidad deben imponerse en la Fleet Policy. Porque la complejidad siempre dificultará su correcto cumplimiento. En este sentido, debemos diferenciar entre Política- define quién tiene derecho a vehículo y cómo debe utilizarlo- y Procedimiento. Este último capítulo suele describir los procesos de pedido o de reemplazo de vehículos, un papeleo engorroso que, a priori, no debe formar parte de la Política de Flota.

No vamos a definir ahora cómo debe elaborarse una Fleet Policy, pues ya lo hemos hecho en anteriores ocasiones. Pero recordemos los principales apartados que deben definirse en la Política de Flota:

• Quién tiene derecho a vehículo
• Política de uso
• Mantenimiento y reparación
• Seguros y siniestralidad
• Excepciones

Por otro lado, si no se conoce la política, no se puede cumplir. Por ello es imprescindible que la Fleet Policy sea un documento accesible a todas horas y desde cualquier sitio. Y es que la tecnología nos permite hoy en día ir más allá de poner en la guantera de cada vehículo la Fleet Policy impresa. Es muy importante que este documento esté disponible en la intranet, en la web interna de la compañía o en una aplicación.

"Si no se conoce la política, no se puede cumplir. Por ello es imprescindible que la Fleet Policy sea un documento accesible a todas horas y desde cualquier sitio"

Por último, a la hora de redactar el documento debemos incluir las ya imprescindibles “FAQ”, con preguntas y respuestas sobre los temas más habituales y recurrentes. Por ejemplo: ¿Qué debo hacer si he tenido un parte? ¿Puede conducir el coche alguien de mi familia? ¿Puedo ir de vacaciones a Francia con el vehículo? De esta forma, nos evitaremos emails y llamadas innecesarias.

2. El CEO, nuestro mejor aliado

La posición jerárquica del gestor de flotas es diferente en cada compañía. Sin embargo, no debemos ser el “último obstáculo” para aquellos que quieran saltarse la política o añadir excepciones. Por ello es necesario que la política de flota esté avalada con la firma del cargo más elevado posible. Y si es la del CEO, mejor. El objetivo es que si alguien quiere saltarse la política de flota, necesite de la firma y autorización de este cargo para conseguirlo. De esta forma evitaremos que algunos directivos hagan prevalecer su rango para tomar decisiones por encima de nuestra voluntad.

3. Actualización imprescindible

La política de flota es un documento vivo, sujeto a posibles actualizaciones: cambio de proveedores, nuevos términos de uso, cambios legislativos… Estos cambios deben reflejarse inmediatamente en la política. Y a su vez, deben comunicarse puntualmente- si es posible con antelación- a los usuarios. Si estos no conocen las posibles modificaciones, corremos el riesgo de que se incumpla la Fleet Policy.

Una buena comunicación con los usuarios y sus supervisores permite que la política de flota esté fresca en sus mentes y reduce los incumplimientos

4. Comunicación

Comunicar, comunicar y comunicar. Hay que conseguir que la política de flota esté presente en la mente de los conductores cada vez que piensen en su vehículo.

Una buena forma de hacerlo es estar presente en las reuniones semanales de las distintas áreas/departamentos y tomar la palabra 5 minutos para recordar un capítulo concreto, hablar de posibles novedades o actualizaciones de la política. También es importante poder realizar una reunión semestral o anual para analizar el funcionamiento de la flota y recibir sugerencias y feed-back de los usuarios. Ello también nos permitirá mejorar el documento y adaptarlo a las necesidades de los conductores. Si estos observan que sus sugerencias se tienen en cuenta, se sentirán más implicados en la política y es más fácil que la cumplan.

En definitiva, una buena comunicación con los usuarios y sus supervisores permite que la política de flota esté fresca en sus mentes y reduce los incumplimientos.

5. Recompensas…

Cumplir correctamente los términos de la Fleet Policy es una obligación de los usuarios. Sin embargo, establecer una política de recompensas y premios en capítulos clave para el buen funcionamiento del parque móvil puede ser una buena iniciativa.

El caso más claro y susceptible de ser recompensado es el de la seguridad. La existencia de incentivos, premios o reconocimientos para aquellos conductores más seguros y con menor índice de siniestralidad es una demostración de la apuesta de la compañía por la seguridad de los conductores, que verán recompensados sus esfuerzos frente a sus compañeros de trabajo. Estos premios deben hacerse públicos para que el resto de usuarios sea consciente de los beneficios que puede tener el correcto cumplimiento de la política de flota, tanto para ellos como para el resto de la sociedad.

6. …Y castigos

La experiencia nos dice que son pocas las empresas que disponen de una política de flota donde se contemplen de forma clara las penalizaciones y sanciones para los usuarios menos responsables. Claro está que no es lo mismo una sanción por saltarse el horario de una zona de estacionamiento regulado que una multa por exceso de velocidad. La gravedad y las consecuencias para la seguridad del usuario y del resto de ciudadanos son muy diferentes. Por ello, si se establece una política de penalizaciones hay que centrarse especialmente en las más graves. En primer lugar, definir qué violaciones o actitudes serán susceptibles de ser penalizadas. Y en segundo lugar, establecer una escala de varios niveles donde se reflejen las penalizaciones concretas en función del número de violaciones de la política. Por ejemplo:

• Nivel 1: Carta de advertencia al usuario (cuando se hayan producido 1 o 2 violaciones de la política)
• Nivel 2: Suspensión temporal o definitiva de la asignación del coche de empresa (mayor número de incumplimientos)
• Nivel 3: Suspensión de empleo o despido (infracción muy grave o incumplimiento repetitivo de la política)

Si el cumplimiento de la política de flota no se aplican a todos los niveles, como gestor de flotas no podemos exigir ni esperar un cumplimiento voluntario óptimo de la misma

En este capítulo en concreto es importante contar especialmente con el apoyo del equipo directivo de la compañía, para no encontrarnos con favoritismos o excepciones que desacrediten las reglas de la política de flota. De hecho, debemos asegurarnos que son precisamente los más altos cargos de la empresa quienes cumplen escrupulosamente con la Fleet Policy. En otras palabras, deben predicar con el ejemplo. Y es que si los usuarios detectan incumplimientos de la política por parte de sus superiores, tendrán la excusa perfecta para hacer lo mismo. Si las exigencias con el cumplimiento de la política de flota no se aplican a todos los niveles, como gestor de flotas no podemos exigir ni esperar un cumplimiento voluntario óptimo de la misma.

Por otro lado, también es vital que los usuarios tengan en mente las consecuencias de los incumplimientos. No apoyamos el establecimiento de la política del miedo, sino de la responsabilidad compartida.

7. Medir el cumplimiento de la política

De la misma forma que muchos departamentos de ventas o servicios técnicos marcan unos objetivos para posteriormente evaluar su cumplimiento de forma anual, el cumplimiento de la Fleet Policy también puede medirse. Incluso puede formar parte de la evaluación anual de los objetivos del empleado. Puntuar el cumplimiento de la Política de Flota provocará que los usuarios la tengan siempre en mente y, en consecuencia, conseguiremos en mayor medida nuestro objetivo.

Para ello hay que establecer una puntuación de aquellos apartados que más nos interese medir. Por ejemplo, se pueden dar o quitar puntos por número de sanciones de tráfico, partes de accidente o siniestros, correcto mantenimiento del vehículo, exceso de consumo o kilometraje no justificado, devolución correcta (en tiempo y forma) del vehículo cuando se renueva la flota… En este sentido, hay que facilitar al máximo las cosas. Para ello es más que recomendable disponer de un software de gestión al que puedan acceder los usuarios y donde estos puedan ver cuándo deben realizar los mantenimientos, cuándo termina el contrato del vehículo, cuándo le caduca el carnet de conducir… Y además, que también refleje la evolución y puntuación referente al cumplimiento de la Fleet Policy.