La gestión de los vehículos de dirección puede ser una tarea compleja, aunque su número de unidades no suele ser elevado. En esta parcela del parque móvil, es fundamental anticiparse a posibles desafíos como la insatisfacción de los directivos, las demandas de modelos de difícil aprobación y unos costes normalmente más elevados.

En este artículo encontrarás algunas estrategias y recomendaciones a tener en cuenta para una correcta gestión de los vehículos de retribución. No todas se pueden llevar a cabo, pues las casuísticas, circunstancias, prioridades, contexto y cultura de empresa son las que son en cada caso. Algunas de estas sugerencias incluso son contradictorias entre sí. Pero es bueno tenerlas en cuenta para aplicar aquellas que encajen con la idiosincrasia de nuestra flota y compañía.

Una oferta atractiva

En ocasiones, las Car Policy pueden ser restrictivas. Incluso es posible que no haya sido elaborada por nosotros en sus inicios. Pero si tenemos la suerte de modificar o crear la política para los niveles de dirección, intentemos definirla sin demasiadas restricciones, huyendo de una lista predefinida de modelos. O al menos, en la que exista más de una opción entre la que elegir. Ello no significa que no podamos poner límites. Es recomendable que vehículos descapotables, deportivos de 2 puertas o modelos exageradamente ostentosos no puedan ser elegibles. En este sentido, es muy importante que la política refleje de forma clara y específica las excepciones y líneas rojas que no están permitidas.

Sin embargo, debemos ser conscientes que esta parte de la flota suele formar parte del paquete retributivo. Y, por lo tanto, es un elemento motivador y de retención de talento. Para algunos de estos directivos, el vehículo también otorga estatus y condición, por lo que son muchos los conductores que quieren que su coche de empresa tenga personalidad. En cualquier caso, debemos evitar la insatisfacción del directivo con su vehículo.
Lo más recomendable es asignar a cada nivel de dirección un coste mensual o coste total del vehículo, incluso permitiendo que el empleado añada de su bolsillo una parte (hasta un 15% como máximo es lo deseable). De esta forma los directivos de la compañía podrán elegir el vehículo que más satisfaga sus gustos y necesidades.

“Hagamos valer nuestra posición, nuestra experiencia y conocimiento y convirtámonos en persona de referencia, especialmente para los directivos”

¿Y si queremos un mayor control de costes?

No todas las empresas ni todos los gestores de flotas están dispuestos a dar “rienda suelta” a las fantasías de los directivos en materia de vehículos. Si la principal prioridad es controlar los costes y obtener algún tipo de ahorro o descuento de nuestros partners habituales (marcas, renting, etc), la mejor opción es proporcionar una lista cerrada de 2/3 modelos en la que las opciones del usuario sean poco más que la de elegir color. Y sin son de una marca con la que tenemos cierto volumen de negociación, mucho mejor.

Una de las formas de añadir todavía más valor a la elección concreta de un vehículo es calculando/obteniendo y comparando el TCO de las opciones que estemos barajando ofrecer. Es posible que un coche de 50.000 € tenga un mejor TCO que uno de 45.000 € (ya sea por valor residual, por motorización, etc.), por lo que podremos ofrecer un vehículo de mayor valor a los usuarios, pero podremos recortar costes.

Conviértete en referente (no en asistente)

Como gestor de flotas ocupamos un sitio importante en la compañía. Al cabo del año, gestionamos muchos miles de euros y somos una pieza esencial en la movilidad de la empresa. Hagamos valer nuestra posición, nuestra experiencia y conocimiento y convirtámonos en persona de referencia, especialmente para los directivos. El objetivo es que los ejecutivos nos pidan consejo cuando tengan dudas sobre qué modelo, motorización o acabado deben elegir. De esta forma, siempre podremos orientar y realizar sugerencias hacia aquellas opciones que más nos interese destacar. No se trata de manipular, sino de realizar indicaciones dirigidas a mantener un parque móvil en base a los objetivos y directrices que hemos establecido previamente.

Sin embargo, debemos dejar claro que somos un referente, pero no un asistente personal. Podría darse el caso que alguno de los directivos nos tome por su asistente personal en lo que al vehículo se refiere. Podemos asesorar o ayudar, pero no realizar un rol que no es el nuestro. Si se diera una incómoda circunstancia de esta índole, debemos comunicar de manera amistosa a la vez que profesional cuales son nuestras responsabilidades y donde terminan. Ello no quiere decir que si tienen dudas sobre un vehículo o sobre cómo proceder con un tema concreto no debamos atenderle.

El CEO: el mejor aliado

Tener una relación fluida, eficaz y cercana con el máximo responsable de la empresa es esencial cuando abordamos la parcela de los vehículos de dirección. Ante posibles problemáticas, resistencias o dudas relacionadas con el vehículo de algún ejecutivo, el papel del CEO debería resolverlas de forma más rápida. De hecho, incluso es recomendable que los ejecutivos conozcan de tu relación con el máximo dirigente de la compañía. Siempre se “lo pensarán dos veces” antes de realizar alguna queja o petición (sobre todo si es impertinente).

En cualquier caso, una vez desarrollada o modificada la política de flota para directivos, sería muy positivo compartirla con el CEO para que nos dé su aprobación y visto bueno; o bien, sus sugerencias. Solo así podremos desarrollar a cabo una buena política de flotas que sea beneficiosa para la operativa de la empresa, así como para la satisfacción de los directivos con su vehículo.
Además, es recomendable reunirnos con el máximo responsable de la empresa, al menos una vez al año, para repasar, resumir o relatar posibles problemas que hayan surgido en la gestión de la flota de dirección, aportando soluciones, ideas, sugerencias o cambios, si es necesario. Si contamos con la complicidad y aprobación del CEO, el cumplimiento de la política de vehículos será más sencilla. 

“Es esencial saber qué ofrece nuestra competencia a sus directivos. Y en nuestro caso particular, es importante conocer qué vehículos se proporcionan y de qué manera”

Todos somos iguales ante la Fleet Policy

El cumplimiento de la Fleet Policy es obligatorio para todos los usuarios de vehículos de la empresa. Más aún cuando se trata de capítulos tan delicados como multas de tráfico o accidentes con terceros. Es más, deben predicar con el ejemplo.
En caso de multas reiteradas o sinestros periódicos, debe ser sancionado- si así está contemplado en la Fleet Policy-. De no hacerlo, podemos crear conflictividad laboral. Incluso a nivel externo, y si nuestra empresa tiene una imagen expuesta a los medios, una mala acción al volante de un directivo puede dañar la reputación de la compañía.

Devoluciones planificadas

En algún momento, es probable que alguno de los directivos deje la compañía. ¿Qué hacemos con su coche en ese momento? Si no contamos con una política que establezca cuáles son los pasos a seguir con el vehículo, tanto internamente como a nivel de relación con el proveedor del vehículo, estaremos perdiendo tiempo y dinero.
Entre las soluciones más rápidas encontramos ofrecerle el vehículo al directivo que se va o vendérselo al concesionario que nos lo ha entregado. Las casuísticas pueden ser muchas, por lo que es mejor no tener que improvisar y tener disponibles diferentes soluciones. 

¿Qué hacen otras empresas de nuestro sector?

El cambio de empresa entre ciertos niveles de ejecutivos es común, particularmente entre compañías del mismo sector. Las razones para estos movimientos son variadas, pero el salario y sus beneficios juegan un papel crucial en mantener motivados y satisfechos a los empleados. Por eso, es esencial saber qué ofrece nuestra competencia a sus directivos. En nuestro caso particular, es importante conocer qué vehículos se proporcionan y de qué manera. Si un directivo decide cambiar de empresa, que lo haga. Pero que la razón no sea (solo) porque le ofrecen un coche superior.

“Tener una relación fluida y cercana con el máximo responsable de la empresa es esencial cuando abordamos la parcela de los vehículos de dirección”

La importancia de los concesionarios

Antes de iniciar cualquier negociación para la renovación o ampliación de la flota, es aconsejable contar con un acuerdo previo con uno o varios concesionarios de confianza. Estos concesionarios son los mejores aliados para asegurar que la entrega de los vehículos, así como su mantenimiento y reparación, se realicen de manera exitosa y eficiente. Los concesionarios deben estar al tanto de nuestras expectativas y, de igual manera, como gestores de flotas, queremos conocer lo que pueden ofrecernos: entregas VIP para directivos, seguimiento de operaciones de mantenimiento, prioridad de servicio, lavado de vehículos, recogida y entrega en domicilio o empresa, entre otros. Una vez hayamos negociado estos requisitos, será el momento de discutir con el operador de renting o la marca. Y una de las condiciones en nuestro pliego debe ser trabajar con el concesionario seleccionado. Esta colaboración con los concesionarios no solo proporcionará beneficios para la gestión de los vehículos de dirección, sino también para el resto de las unidades de la flota.

La entrega: un momento especial

Un coche de empresa que forma parte de los beneficios y del nivel de satisfacción de un empleado, merece ser considerado y entregado como se merece.
La mayoría de concesionarios de marcas Premium cuentan con un servicio específico para las entregas de vehículos de alta gama. Aun así, no hay que despreocuparse y debemos asegurarnos que dicho proceso de entrega se realiza como es debido. También puede ser buena idea que la entrega se realice en las oficinas de la compañía, si el concesionario accede a ello y si el futuro conductor así lo prefiere.
Además, debido a los avanzados y múltiples sistemas tecnológicos, es importante que el directivo reciba la formación e información necesaria sobre el funcionamiento del vehículo, desde lo más simple (cómo abrir el depósito o el maletero) hasta lo más complejo: emparejar el teléfono, manejo de sistemas de asistencia y seguridad, configuración del interior… Tampoco debemos descuidar la entrega de llaves adicionales y documentación del vehículo. También es aconsejable que el usuario tenga una los datos de contacto del asesor de ventas que le ha atendido. Así podrá consultarle en caso de cualquier duda.
Siguiendo estos consejos conseguiremos que el acto de entrega se convierta en algo especial a la vez que útil.