Flotas y COVID 19 Evaluar comunicar y planificar 1

La compañía de renting LeasePlan ha elaborado una práctica guía para ayudar a los fleet managers a gestionar y afrontar este complicado entorno.

La revisión y la planificación son los conceptos más importantes a tener en cuenta sin olvidar una comunicación proactiva con los usuarios de vehículos.

1. Evaluación y alineación

Si todavía no lo has hecho, es momento de realizar una evaluación del parque móvil. Una “foto” que ayude a conocer dónde nos encontramos y poder transmitirla al equipo de gestión de crisis que seguramente habrá creado la compañía. Esta foto es imprescindible para que nuestra empresa pueda evaluar el impacto de esta crisis y alinear nuestro parque móvil con las nuevas necesidades corporativas.

2. ¿Qué debe incluir la evaluación?

Esta evaluación debe incluir, de forma resumida y visual, número y tipología de conductores, volumen y tipos de vehículos disponibles así como detalles de los contratos de cada uno: kilometraje, duración… También hay que identificar quienes son los conductores/vehículos que podemos calificar como “esenciales”.
También es muy importante incluir los vehículos que finalizan contrato en breve así como aquellas nuevas unidades que deberían incorporarse al parque móvil en un futuro.

3. Limita los movimientos

Aunque en nuestro país el Estado de Alarma ha establecido estrictas limitaciones de movilidad, sigue siendo imprescindible comunicar a los conductores que eviten cualquier desplazamiento no esencial. También posponer citas de servicio/mantenimiento no imprescindibles.

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4. Extensión de contratos

LeasePlan recomienda extender los contratos de renting así como los kilometrajes debido a los problemas de producción y suministro de nuevos vehículos que puedan producirse. Como medida temporal, también podemos asignar vehículos “excedentes” a conductores que están a la espera de una nueva unidad.

5. Siempre en contacto con los conductores esenciales…

Si cuentas con conductores calificados como esenciales y que, por lo tanto, deben seguir utilizando vehículos, es muy importante que como gestor de flotas estés en estrecho contacto con estos conductores. Probablemente tengan lógicas preocupaciones e incertidumbres sobre seguridad, salud…
Proporciónales protocolos así como consejos sobre higiene, sin olvidar los elementos necesarios para que pueda trabajar con seguridad: mascarilla, guantes, geles de desinfección

6. … y con los que están en casa

También los conductores de vehículos no esenciales deben estar informados puntualmente sobre la situación y posibles impactos de esta situación. Es muy importante que sigamos en contacto con los usuarios, ofreciéndoles guías y decálogos acerca de: reparaciones, neumáticos, mantenimiento durante la inmovilización, protocolos de higiene y desinfección, extensiones de contratos, futuros retrasos en la entrega de nuevas unidades… Asesórese con fabricantes, rentings y empresas de servicios de la que es cliente para obtener información al respecto.

7. Planificar escenarios

Una vez realizados los pasos anteriores es momento de planificar adecuadamente los pasos a seguir. Anticiparse y ser flexible es la clave para responder con eficacia y eficiencia. Como hemos visto hasta ahora, uno de los factores más importantes de la crisis provocada por el COVID-19 es la incertidumbre. Incertidumbre tanto desde el punto de vista sanitario- expansión y propagación- como de sus efectos económicos- duración de la crisis-. En este sentido LeasePlan recomienda proyectar soluciones e impactos a nivel de movilidad corporativo sobre varios escenarios posibles.

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Los escenarios

LeasePlan propone tres escenarios. Sin embargo, expresa sus lógicas cautelas ante el desarrollo de los mismos. De ahí que este operador de renting aclare que es "completamente posible que el futuro traiga una combinación de estos tres escenarios":

a) Control exitoso de la pandemia: Este es el escenario más positivo. Presupone un control rápido de la pandemia y su propagación. En 2 o 3 meses se logra responder positivamente a nivel sanitario y la actividad económica vuelve a la normalidad en breve. Se incorporan medidas políticas adecuadas que impiden dañar la economía a largo plazo y volver a la situación previa a la crisis.

b) Rebrotes: A corto plazo el virus remite, pero las medidas adoptadas no son suficientes para evitar rebrotes. Como resultado, se mantienen las medidas de distanciamiento social durante varios meses. Las medidas políticas no son lo suficientemente notables. Como resultados, la economía queda parcialmente dañada y los niveles de recuperación son insuficientes.

c) Pandemia sin control: Las medidas sanitarias y médicas no permiten controlar el virus hasta la llegada de una vacuna definitiva. Como resultado, Economías en recesión, quiebras generalizadas, incumplimientos crediticios y posible crisis bancaria. Este escenario es terrible y temible. Por ello es todavía más importante tenerlo en cuenta.

Sin importar el escenario, la planificación debe contemplar las respuestas a estas prerrogativas:

  • Necesidades inmediatas de la flota/movilidad en los próximos 3 meses.
  • Necesidades de la flota/movilidad en los próximos 3 a 12 meses.
  • Lista de prioridades y tareas pendientes
  • ¿Cuál es el primer paso a dar para responder a cada este escenario concreto.

Prueba de estrés

Al igual que hacen las entidades bancarias, también podemos realizar un test de estrés de nuestra flota. Es decir, identificar los riesgos y las fortalezas de nuestro parque móvil en función de cada escenario. Para ello podemos identificar aquellas unidades menos esenciales así como aquellas que pueden contribuir en mayor medida al buen funcionamiento de la empresa. Esto también nos ayudará a valorar qué hacer: renovar, prorrogar, ampliaciones de flota o reducciones.

Planificar siempre es importante. Incluso es escenarios con tanta incertidumbre como la actual. De hecho, la planificación de escenarios nos permite incluso medir dicha incertidumbre. Y por lo tanto, hacerla manejable en buena medida.

La planificación nos obliga a conocer la flota, estableciendo los pasos a seguir. Eso sí, también debemos añadir dosis de flexibilidad para afrontar cambios de escenario en cualquier momento. Solo así nuestra flota será capaz de seguir siendo un pilar clave para el buen funcionamiento de la empresa.