8 errores a evitar en la gestión de vehículos de dirección

La gestión de los vehículos de dirección puede convertirse en ocasiones en una pesadilla.

Insatisfacción, demandas de modelos de difícil aprobación, mayores costes… Hemos recopilado 8 errores que debemos evitar si queremos que la gestión de vehículos de retribución no sea un dolor de cabeza.

Limitar la política de elección

Sabemos que las Car Policy en ocasiones son restrictivas. Seguramente incluso no ha sido elaborada por nosotros. Pero si tenemos la suerte de modificar o crear la política para los niveles de dirección, intentemos elaborarla sin restricciones, huyendo de una lista predefinida de vehículos.

Debemos tener en cuenta que en esta categoría el vehículo forma parte del paquete retributivo. Es un elemento motivador, que otorga estatus y condición, por lo que son muchos los conductores que quieren que su coche de empresa tenga personalidad. Y en cualquier caso debemos evitar la insatisfacción del directivo con su vehículo.

Lo más recomendable es asignar a cada nivel de dirección un coste mensual o coste total del vehículo, incluso permitiendo que el empleado añada de su bolsillo una parte (hasta un 15% como máximo es lo deseable). De esta forma los directivos de la compañía podrán elegir el vehículo que más satisfaga sus gustos y necesidades.

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Exonerar de la Fleet Policy a los ejecutivos

Si los servicios VIP que nos ofrecen los concesionarios pueden "librar" a nuestros directivos de tareas como llevar el coche al taller o despreocuparse de pasar por el túnel de lavado, no ocurre lo mismo con el cumplimiento de la Fleet Policy en materia de accidentes o imputación de multas de tráfico. Que sean altos directivos no significa que no deban tener las mismas obligaciones que el resto de usuarios de la flota. De hecho, deben dar ejemplo. Porque como dicen los clásicos, “la mujer del César no solo debe ser honesta; también parecerlo”. Si un directivo es multado repetidamente o padece sinestros periódicamente, debe ser sancionado- si así está contemplado en la Fleet Policy-. De no hacerlo, podemos crear conflictividad laboral. Incluso a nivel externo, y si nuestra empresa tiene una imagen expuesta a los medios, una mala acción al volante de un directivo puede dañar la reputación de la compañía.

Desconocer qué hace la competencia

El cambio de empresa de ciertos niveles de ejecutivos es habitual, especialmente entre compañías del mismo sector. Los motivos de estos cambios son muchos, pero el sueldo y sus complementos tienen un peso importante a la hora de mantener motivados y satisfechos a los empleados. De ahí que sea importante conocer qué ofrece nuestra competencia a sus directivos. Y en nuestro caso concreto, qué coches se ofrecen y de qué forma. Si un directivo quiere cambiar de compañía que lo haga. Pero que no sea porque la competencia le ofrece un coche mejor.

Improvisar en las devoluciones

Es más que probable que un directivo deje la compañía. ¿Qué hacemos con su coche? Si no contamos con una política que establezca cuáles son los pasos a seguir, tanto internamente como a nivel de relación con el proveedor del vehículo, tendremos problemas, perdiendo tiempo y dinero.
Entre las soluciones más rápidas encontramos ofrecerle el vehículo al directivo que se va o vendérselo al concesionario que nos lo ha entregado. Las casuísticas pueden ser muchas, por lo que como hemos dicho al principio, en estos casos es mejor no tener que improvisar.

No tener concesionarios de referencia

Antes de cualquier negociación de renovación o ampliación de flota, ya sea con el operador de renting o con la marca, siempre es bueno contar con un acuerdo previo con uno o varios concesionarios de confianza. Son el mejor partner posible para conseguir que las entregas de los vehículos así como su mantenimiento o reparación se realicen con éxito y eficacia. Los concesionarios deben saber de antemano qué esperamos de ellos. Y viceversa: como gestores de flotas queremos saber qué son capaces de ofrecernos: entregas VIP para directivos, seguimiento de operaciones de mantenimiento, prioridad de servicio, lavado de vehículos, recogida y entrega en domicilio o empresa… Una vez tengamos negociados estos requisitos será el momento de negociar con el renting o la marca; y una de las condiciones de nuestro pliego debe ser trabajar con la concesión seleccionada. Esta relación con los concesionarios no solo nos aportará ventajas para la gestión de vehículos de dirección, sino también para el resto de unidades del parque móvil.

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Descuidar la entrega de un nuevo vehículo

Cuando un nuevo vehículo para un integrante del equipo de dirección está listo para ser entregado, no desatienda dicho proceso. Estos coches son parte de los beneficios y satisfacción de un empleado y es necesario convertir dicha entrega en algo especial.

La mayoría de concesionarios de fabricantes Premium cuentan con un servicio específico para las entregas de vehículos de alta gama. Sin embargo, no hay que despreocuparse y debemos asegurarnos que dicho proceso de entrega se realiza como es debido. También puede ser buena idea que la entrega se realice en las oficinas de la compañía, si el concesionario accede a ello y si el futuro conductor así lo prefiere.
Los vehículos cada día son más complejos tecnológicamente. Por ello debemos asegurarnos que el directivo recibe la formación e información necesaria sobre el funcionamiento del vehículo, desde lo más simple (cómo abrir el depósito o el maletero) hasta lo más complejo: cómo acoplar el teléfono, cómo funciona el navegador, manejo de sistemas de asistencia y seguridad, configuración del interior… Tampoco debemos descuidar la entrega de llaves adicionales y documentación del vehículo. Es aconsejable que el usuario tenga una los datos de contacto del asesor de ventas que le ha atendido. Así podrá consultarle en caso de cualquier duda.
Siguiendo estos consejos conseguiremos que el acto de entrega se convierta en algo especial a la vez que útil.

Relación con los directivos

La implicación de los gestores de flotas con los vehículos y sus usuarios nunca debe ir más allá de lo puramente profesional. Es decir, el trabajo de un fleet-manager es procurar que el parque móvil funcione correctamente, que los potenciales problemas con vehículos no generen pérdidas para la compañía sin olvidar negociaciones con proveedores, elaboración y actualización de políticas de flota, aumentar la eficiencia de la flota, velar por la seguridad de los conductores… ¿Por qué decimos esto? Sencillamente porque puede darse el caso que alguno de los directivos nos tome por su asistente personal en lo que al vehículo se refiere. Pero asistir a los directivos en materia de vehículos no es nuestro trabajo, pese a que la gestión de las unidades de dirección implica una mayor implicación, como hemos visto en los anteriores puntos. Como gestor de flotas ocupamos un sitio importante en la compañía y gestionamos al cabo del año muchos miles de euros. Hagamos valer nuestra posición.

Si se diera una incómoda circunstancia de esta índole, debemos comunicar de manera amistosa a la vez que profesional cuales son nuestras responsabilidades y donde terminan. Ello no quiere decir que si tienen dudas sobre un vehículo o sobre cómo proceder con un tema concreto no debamos atenderle.

No conocer al CEO

Para el gestor de flotas es imprescindible contar con la aprobación, la complicidad e incluso con la "protección" del máximo o máximos dirigentes de la empresa. Solo así podremos desarrollar a cabo una buena política de flotas que sea beneficiosa para la operativa de la compañía así como para la satisfacción de los directivos con su vehículo.

Como mínimo una vez al año deberíamos reunirnos con el máximo responsable de la empresa, explicarle los posibles problemas que hayan surgido en la gestión de la flota y sugerirle ideas o cambios, si es necesario. Si contamos con su aprobación, la implantación y cumplimiento de la política de vehículos será más sencilla.