Manual del Gestor de Flotas Carsharing uso compartido 1

Actualmente uno de los conceptos de mayor potencial es el Carsharing, o uso compartido de vehículos.

Es un concepto muy amplio, y en ocasiones algo indefinido, por lo que intentaremos desarrollarlo para conocer las diferentes modalidades que coexisten bajo esta denominación.

En estos últimos años, el desarrollo del concepto de movilidad como elemento base sobre el que gestionar y atender las necesidades de las empresas ha motivado la aparición de nuevos productos y servicios, que posibilitan nuevas formas de desplazamiento a los conductores y sus empresas. O acelerado el crecimiento de los productos o servicios ya existentes que han sabido evolucionar para adaptarse a las nuevas necesidades de las empresas. Fruto de esta evolución nace el Carsharing, con un gran potencial de crecimiento en los próximos años.

 

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¿Qué es?

El Carsharing es la utilización de un vehículo del que se comparte su uso con otros conductores, sin necesidad de ser su propietario, con la contraprestación de un precio fijado en base a su utilización o disponibilidad.

La premisa básica es que el vehículo esté inmovilizado el menor tiempo posible, maximizando su uso al utilizarlo aquel conductor que necesite desplazarse en cada momento, lo que reduce el coste unitario de uso por desplazamiento. Su potencial es enorme por las ventajas de tiempo y ahorros de costes que puede generar en aquellos casos en que es la mejor alternativa de movilidad. Al pagar solamente por la utilización del vehículo, es básico poder controlar de forma sencilla su uso: ello es posible gracias a la aparición de nuevas tecnologías de gestión y control.

Modalidades

A la hora de diferenciar las distintas modalidades de Car sharing, hemos de tener en cuenta dos factores: los conductores- si son o no de la misma empresa- y los vehículos-si son o no propiedad de la empresa-. Ambos factores están muy relacionados y cuando los vehículos son propiedad de la empresa usuaria, los conductores suelen ser sus propios empleados. Diferenciemos dos modalidades principales:

1. Uso compartido de vehículos de empresa.

En este caso la empresa es propietaria o dispone del vehículo en renting (cerrado o flexible). Los conductores no tienen un vehículo fijo asignado, sino que comparten el uso de la flota en función de sus necesidades. La situación más tradicional es la de una furgoneta de servicio, utilizada por diferentes conductores. El control de uso, servicios, mantenimiento, etc. se realizaba con plantillas y formularios en papel, lo que dificultaba enormemente una gestión y control centralizado. La aparición de nuevas tecnologías de Carsharing permite incorporarlas para la gestión y control de uso de los vehículos. Esto permite realizar de forma automatizada y en tiempo real todas las gestiones de uso y control.

Dentro de una misma empresa pueden coexistir las dos modalidades: vehículos de uso compartido entre conductores y vehículos asignados a tiempo completo. En este caso, el criterio general de sería:

  • Vehículo fijo asignado: para aquellos conductores con una utilización o disponibilidad intensiva del vehículo, o que forma parte de su retribución (p.e. Dirección). En los vehículos de uso mixto empresa/personal, ha de tenerse en cuenta el componente retributivo e incluir ese factor al analizar los costes de utilización.
  • Vehículos de uso compartido: muy adecuado para aquellos conductores cuya utilización de vehículo de empresa es poco habitual, o con horarios diferenciados. Requiere una compartir ubicación, para facilitar la disponibilidad del vehículo.

Un aspecto muy importante a tener en cuenta es el respeto a la confidencialidad del conductor, por lo que los criterios de utilización y operativa de control han de ser conocidos por éste, y cumplir con la normativa legal.

 

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2. Servicios externos de uso compartido o alquiler público.

En este caso los vehículos son propiedad de una empresa que los pone a disposición del público en general, sean empresas o particulares, en un área determinada. La normativa aplicable es la de alquiler de vehículos, con unos condicionantes particulares. Su interés para las empresas radica en su disponibilidad y su utilización depende de la tipología de servicio que ofrezca la empresa arrendadora.
Podemos diferenciar dos modalidades:

2.1 Carsharing de uso, para utilización como complemento o alternativa al vehículo propio.

En esta modalidad la empresa arrendadora pone a disposición del público vehículos en ubicaciones fijas (habitualmente parkings públicos), donde los usuarios recogen y devuelven el vehículo. Podríamos asimilarlo a un alquiler por horas, con una ubicación de recogida y devolución conocida. Eso hace que el factor proximidad al punto de recogida sea fundamental: una ubicación muy cercana facilita su uso, y una muy lejana hace que pierda todo su interés tanto económico como de uso.

El uso del vehículo será de ida y vuelta, es decir, se recoge, utiliza en el recorrido a realizar incluido tiempos de espera, y se devuelve al regresar a la base.

Para su uso a nivel de empresa es necesario tener un punto de alquiler cercano, y su precio (con tarifas por debajo de 2 € por hora, y poco más de 20 € por día) le convierte en una alternativa muy interesante. El conductor de empresa más accesible será aquel cuya necesidad profesional de vehículo sea esporádica, que de esta forma evita utilizar su coche personal. Esta modalidad es una alternativa a los vehículos de uso compartido en propiedad, que veíamos en el punto anterior. Una evolución de este servicio es cuando la empresa arrendadora pacta con la empresa flotista cliente disponer de un determinado número de vehículos para su uso exclusivo, con ubicación en las propias instalaciones del cliente, y encargándose el arrendador de su mantenimiento y logística. En este caso la aplicación informática restringe su uso a los vehículos asignados, que pueden incluso ser propiedad del cliente, tras incorporarles el equipo informático necesario.

 

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2.2 Carsharing de proximidad, como alternativa al transporte público.

En esta modalidad los vehículos se encuentran dispersos por la ciudad, y se utilizan solamente para cubrir el trayecto. Al tener un coste algo superior al modelo anterior, la utilización será diferente, y se asemeja más al uso de un transporte público para cada trayecto: a través del móvil se reserva y accede al vehículo más próximo, se deja el vehículo al llegar a destino, utilizándose un vehículo diferente para la vuelta.

En este caso se coge un vehículo para cada recorrido, cambiando de vehículo. Al ser habitualmente eléctrico, pueden aparcarse en cualquier punto de la ciudad (excepto zonas de carga y descarga), siempre dentro del área delimitada por la arrendadora (en Madrid, p.e. dentro de la M-30).

Al utilizar un vehículo para cada trayecto, y estar distribuidos por la ciudad según las rutas de los diferentes usuarios en cada momento, el principal riesgo es no tener disponible un vehículo en las proximidades, obligando a cambiar a otra modalidad de transporte público (taxi, autobús…), lo que puede suponer un claro inconveniente. El futuro crecimiento y consolidación de este modelo debería incrementar la competencia, y por tanto el volumen de vehículos disponibles, lo que minimizará este inconveniente.

En ambas modalidades es necesario que el conductor esté en posesión de carnet de conducir vigente. Solo es necesario este trámite en el momento de darse de alta inicialmente en el servicio y no de forma recurrente en cada alquiler.

En aquellos sistemas de Carsharing en que el posible repostaje de combustible lo tenga que realizar el propio conductor, se incluye dentro de los servicios facilitar una tarjeta de combustible. Si se trata de vehículos eléctricos, la práctica habitual es que haya que dejar el vehículo tras su uso con una carga mínima de batería (p.e. 20%); en este caso, al buscar vehículo en la aplicación previa a su uso, se muestra ubicación y nivel de carga de la batería, para que el conductor sepa si dispone de la autonomía necesaria (un recorrido urbano medio consume un 7 a 15% de batería).

En cualquiera de estas modalidades es muy importante comprobar las normas y condiciones de uso. Un aspecto a revisar en detalle es la cobertura de seguro: suele ser a todo riesgo en la modalidad Carsharing de proximidad, y con franquicia en el caso de uso (con la opción de complementar a todo riesgo).

 

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Para ampliar la comprensión del Carsharing, es muy recomendable probar el servicio con alguna de las empresas existentes de alquiler público, pues permite conocer en vivo su uso y operativa de funcionamiento, así como la tecnología utilizada.

Control y utilización del vehículo en régimen de Carsharing

El uso de un vehículo de Carsharing se realiza a través de una aplicación, directamente en el móvil o con apoyo en PC, y en conexión con un equipo instalado en el propio vehículo. Al vehículo se le instala un pequeño equipo que gestiona la actividad del vehículo: ubicación y estado (carga de batería por ejemplo), y guía a través de su pantalla al conductor en el uso del vehículo. Con independencia de las características específicas de cada aplicación, de forma general su utilización se realiza de la siguiente forma:

  • Disponibilidad. Al acceder el conductor a la aplicación, le indica los vehículos disponibles y su ubicación en un mapa (generalmente Google Maps).
  • Reserva. Puede reservar el vehículo, indicando el tiempo previsto de uso si lo solicita la App. En caso de vehículos de uso compartido en la propia empresa, puede programar con antelación la reserva y tiempo previsto de uso. Cuando es alquiler público compartido, el plazo máximo de reserva suele ser de 30 minutos.
  • Acceso al vehículo. Una vez ante el vehículo, con el móvil confirmamos el inicio de la utilización y, tras la verificación, la aplicación instalada en el vehículo abre las puertas. El arranque puede realizarse a través de la aplicación, con tarjeta, o con la propia llave del vehículo que se encuentra en una ubicación conocida.
  • Estado del vehículo. Antes de entrar en el vehículo, daremos una vuelta alrededor para comprobar el estado de la carrocería. Antes de arrancar, la pantalla nos indica los daños que tiene el vehículo y nos permite introducir daños adicionales que hayamos detectado. Al terminar, y como paso previo a abandonar el vehículo, nos pregunta si se han producido daños durante el uso y su descripción.
  • Fin de utilización. Una vez finalizado el proceso de verificación del estado a través de la pantalla del vehículo, confirmamos fin de uso y nos da un plazo para abandonar el vehículo antes de su cierre automáticamente.

La aplicación informática permite, en el caso de uso propio de la empresa, planificar y gestionar el uso de la flota, controlando la utilización de los conductores e incluso la imputación de costes por centro de coste. Si es de alquiler público de uso compartido, permite a empresa y conductor controlar la utilización y coste de cada uso en el desglose de la facturación.

 

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El hardware mínimo requerido es el equipo instalado en el propio vehículo, y conectado al mismo según el tipo de Carsharing que se trate. Es necesario que se encuentre homologado por el fabricante del vehículo, tanto a efectos de garantía como de cobertura de responsabilidades en caso de avería o accidente.

Por otro lado, algunas empresas de Carsharing incluyen en su aplicación un módulo de control específico para el uso del gestor de la flota, con control de uso y facturación unificada incluida.

 

AACTIVIDAD

 

 

 

 

 

Ramón Bustillo,

Socio Director AActividad