Gestor de Flotas del Año 2015

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“Hay que aplicar la creatividad y la tecnología, pero paso a paso, con objetivos claros y resultados fáciles de alcanzar”

Con algo más de 200 vehículos, la empresa pública EMASESA (Empresa Metropolitana de Abastecimiento y Saneamiento de Aguas de Sevilla) dispone de una flota heterogénea, hecho habitual en los entes de servicio público. Lo que no es tan habitual es encontrarnos con una gestión tan avanzada como la de EMASESA, que busca la máxima eficiencia y respeto medioambiental, no sólo a través de la elección de vehículos sino también mediante la optimización de la gestión del día a día y el uso de nuevas tecnologías.

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La flota de EMASESA está compuesta por vehículos en renting pero también de unidades en propiedad, ¿por qué esta dualidad de métodos de tenencia y uso?

El método de adquisición predominante es el renting. Pero para ciertas categorías de vehículos, especiales o más específicos de nuestra actividad, con permanencia en flota durante más años, utilizamos la adquisición en propiedad, siendo en estos casos la oferta de renting escasa y poco competitiva. Todos nuestros vehículos son de uso exclusivo profesional, están asignados a áreas de actividad de la empresa para uso compartido por múltiples conductores y están normalmente equipados con accesorios y mobiliario específico para un mejor rendimiento y seguridad en la ejecución de los trabajos. Esta especialización del vehículo a la actividad junto al ámbito geográfico metropolitano, determinan que a la finalización del contrato de renting, puedan quedar vehículos que son propuestos para continuar prestando servicio unos años más en propiedad. Para necesidades temporales o no consolidadas, aunque poco habituales, utilizamos el renting flexible.

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Como entidad pública, la renovación o ampliación de flota debe realizarse mediante concurso, ¿qué factores determinan principalmente la elección de un vehículo/oferta?

Los pliegos que rigen los concursos de renting establecen las condiciones que deben cumplir las ofertas, detallando todos los servicios que se deben prestar y la forma y los plazos máximos en que deben realizarse (SLA). También se indican las características y especificaciones técnicas que delimitan el tipo de vehículo y su equipamiento. Para cada tipo de vehículo se establecen los valores máximos de consumo, emisiones o cilindrada entre otros. Por último, se establecen claramente los criterios tanto económicos como técnicos: TCO (incluyendo el coste que tendrá el carburante), atención preferente, plazo de entrega o reducción de emisiones de CO2.

¿Dónde se realiza el mantenimiento de los vehículos en propiedad?

El servicio de mantenimiento está externalizado en talleres especialistas de neumáticos, vehículos ligeros, camiones, maquinaria, motos y carrocería. La selección de los talleres se realiza igualmente por concurso público. Los talleres adjudicatariosrealizan el mantenimiento integral de los vehículos (tanto preventivo como correctivo a excepción de siniestros y neumáticos) con un coste cerrado anual por vehículo y categoría. Esta modalidad, que ha terminado con excelentes resultados su segundo año de contrato de un máximo de 4, conlleva una implicación mayor del taller en las tareas de mantenimiento preventivo, efectuándose revisiones adicionales a las preconizadas por el fabricante, con el objetivo común de reducir el número y gravedad de las averías y aumentar la disponibilidad. Se ha conseguido además una mayor eficiencia en la gestión de reparaciones, reduciendo la necesidad de presupuesto y autorización a las reparaciones de siniestros. El hecho de que nuestros vehículos no tengan un conductor asociado, implica que el personal se encarga de comprobar el estado de los vehículos, solicitar los servicios de taller y de supervisar que el mantenimiento se realiza correctamente y en plazo, tanto si el vehículo es de propiedad como renting.

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EMASESA lleva tiempo con vehículos eléctricos en la flota y que progresivamente se ha ido ampliando, ¿qué resultados está suponiendo la electrificación de la flota?

Los resultados son muy satisfactorios. La eficiencia de consumo frente al gasoil reduce drásticamente los costes por km recorrido hasta en un 80% (con tarifa eléctrica reducida). Pero donde nos aporta mayor valor es en el aspecto medioambiental. Con cada sustitución de un vehículo diésel por uno eléctrico, conseguimos una reducción de emisiones de CO2 equivalente a la sustitución de 7 vehículos diésel de 140 g/km por otros diésel de 120 g/km de CO2. Además, para los desplazamientos por la zona del centro histórico del personal que realiza las inspecciones de contadores y acometidas, se dispone de varias bicicletas eléctricas que se usan con frecuencia gracias a la climatología favorable en nuestra zona.

“Estamos estudiando la ampliación de puntos de recarga mediante una red inteligente

que incorpore funciones de distribución de la energía entre los vehículos conectados en cada momento”

Reservas y vehículos compartidos, un pozo de eficiencia Jacinto Gómez nos cuenta que “está siendo la aplicación de reservas para la gestión de coches compartidos (POOL) la funcionalidad del sistema de gestión de flota que más eficiencia está aportando.” La aplicación ha permitido formar un pool agrupando vehículos de distintas áreas para el uso compartido por todos los empleados. El solicitante utiliza una aplicación que le reserva y asigna un el vehículo más eficiente disponible en ese momento. Cuando el usuario regresa al centro de trabajo, el sistema lo detecta y lo vuelve a poner disponible para otro usuario. El resultado de todo esto es una reducción del consumo total de la flota, al incrementar el uso de los vehículos más eficientes y reducirse el uso de los que más consumen. Y todo ello a pesar un mayor número de conductores y más km recorridos. Además se ha podido reducir el número de vehículos del pool en más de un 12%.

¿Cuál es el nivel de satisfacción de los empleados?

En EMASESA mantenemos el compromiso de mejora continua en nuestro comportamiento con el medio ambiente y la movilidad eléctrica es fundamental para reducir la contaminación ambiental del transporte en las ciudades. El vehículo eléctrico genera a priori ciertas reticencias entre los conductores por la creencia de que su conducción les supondrá una dificultad añadida. Este respeto inicial cambia radicalmente cuando experimentan sus ventajas: cambio automático, mayor aceleración, ausencia de ruido y vibraciones, sin humos ni olores, etc. Todo ello con un equipamiento por encima de modelos convencionales. Estos mismos conductores se convierten entonces en defensores de la movilidad eléctrica.

En el caso de los eléctricos, ¿qué fórmula de tenencia se ha elegido?

La decisión de adquirir los vehículos se basó en un estudio comparativo de TCO de renting y propiedad para varios de los modelos eléctricos del mercado. Hemos optado por la propiedad, incluyendo en el contrato de adjudicación el servicio de mantenimiento por el concesionario oficial durante los primeros 5 años y la batería también en propiedad. Es este aspecto de la batería lo que más dudas generó a la hora de redactar el pliego del concurso, puesto que la opción de batería en alquiler ofrece ventajas (menor inversión, garantía de por vida, riesgos por pérdida de capacidad, etc). Finalmente nos decidimos por batería en propiedad por ser la opción menos excluyente de los modelos actualmente comercializados.

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¿De qué forma y dónde se recargan estos vehículos?

Cada vehículo eléctrico dispone en su lugar de aparcamiento de una toma para su recarga. Ésta se realiza cuando el vehículo está parado, normalmente por la noche para aprovechar la tarifa eléctrica más económica y disponer de potencia suficiente para las recargas sin tener que ampliar la potencia contratada. Para la mayoría de nuestros desplazamientos, urbanos con una media de unos 50 km diarios, es suficiente la autonomía que actualmente presentan los vehículos eléctricos, bastando una sola recarga diaria. Estamos estudiando la ampliación de puntos de recarga mediante una red inteligente que incorpore funciones de distribución de la energía entre los vehículos conectados en cada momento, optimizando las recargas según la potencia disponible, la tarifa eléctrica, la hora de deseada de fin de carga y forma de recarga más conveniente para durabilidad de la batería.

Para gestionar la flota se sirven de un software de gestión de los vehículos combinado con un sistema de localización, ¿qué les permite esta herramienta?

Nuestro sistema de gestión de flota es una solución a medida basada en WEBFLEET de TOMTOM TELEMATICS implementada por la empresa MAGTEL. Este software nos permite identificar al conductor ante una infracción o multa, valorar y premiar un estilo de conducción ecológica y formar al menos eficiente, contrastar consumos con repostajes, controlar todas las operaciones de mantenimiento, etc. Se han introducido en el sistema las direcciones de interés (talleres, centros base de vehículos, ITV, EESS, etc), de manera que se puede establecer la ruta óptima hasta esa dirección o tener estadísticas de presencia de vehículos en estos puntos. Actualmente el sistema está implantado ya en la totalidad de los vehículos de la flota (salvo dos ruedas y maquinaria de obra) y ha generado eficiencias de gestión y ahorros en carburante, número de vehículos y rendimiento de la actividad que compensan su coste, siendo el potencial de eficiencia todavía mayor con la sucesiva incorporación de los datos de gestión de flota a otros sistemas corporativos.

Vemos que en la operativa de la flota cuenta con diferentes partners y proveedores, ¿está satisfecho con el nivel de servicio de los mismos?

Tratamos que nuestra relación con los proveedores sea satisfactoria en ambas direcciones. En el caso de las compañías de renting, echamos en falta una atención más especializada para conductores “multivehículos” (sin conductor habitual). Al estar definidos en los pliegos los SLA, cuando el interlocutor conoce estas condiciones, la relación con los proveedores es fluida. En la actualidad puede perfectamente salvarse este inconveniente y generar eficiencias para ambas partes, si se intercambia información entre aplicaciones, entre el FMS de gestión de flota y la aplicación de servicios o APP del proveedor de renting.

 

EMASESA

Flota: 220 unidades (Veh. industriales 100 uds.; turismos, 4x4 y veh. mixtos 70; pesados y especiales 35; Veh. de 2 ruedas 15 uds.)
Marcas: Renault, Fiat, Citroën, Iveco, Nissan, Kia, Toyota…
Modelos: Kangoo, Clio, Scudo, Dobló, Berlingo, Daily, Ducato, Jumper, Punto, Soul EV, Hilux…
Método de adquisición: Renting 100 uds; renting flexible 5 uds; propiedad nuevos 60 uds; y propiedad procedente de renting 55 uds.
Edad renovación media de los vehículos de la flota: 5 años para renting; de 10 a 15 años, según categoría, los de propiedad.
Kilometraje medio anual: 10.000 km
Años de experiencia como gestor de flotas: 7 años

 

Una regla de oro para una buena gestión de flota.

Para las empresas públicas como la nuestra, la gestión de flota debe ser sobre todo eficaz, optimizando los recursos disponibles para satisfacer las necesidades de movilidad de la empresa con el menor coste económico y el menor impacto ambiental posible. Para ello es imprescindible en primer lugar contar con un equipo comprometido y de confianza; y en segundo lugar aplicar la creatividad y la tecnología pero paso a paso, con objetivos claros y resultados fáciles de alcanzar, con el menor riesgo posible.

“El sistema de gestión de flota ha generado eficiencias de gestión y ahorros en carburante,

número de vehículos y rendimiento de la actividad que compensan su coste”