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Entrevista David Gray

 

David Gray es el responsable del parque móvil de 3M en España. Una flota elaborada sobre la base de las directrices internacionales que se establecen desde la sede central europea de la compañía. Analizamos junto a su gestor de flota la composición y la gestión del parque corporativo que cuenta con interesantes iniciativas enfocadas a la satisfacción del usuario.

 

Cargo: Responsable de Compras y Servicios Generales 3M
Flota (unidades): 212 vehículos
Marcas y modelos mayoritarios: Volkswagen Golf, Passat; Audi A3
Método de adquisición: Renting
Edad renovación media de los vehículos de la flota: 48 meses
Kilometraje medio anual: 25.000km
Años de experiencia como gestor de flotas: 2 años
Otras funciones: Además de la gestión de la flota, integrada dentro de Servicios Generales, soy responsable del área de Compras para Iberia.
   

¿Cómo se estructura a grandes rasgos la Política de Flota en 3M?

En 3M existen dos grupos principales de empleados que tienen coche de empresa: fuerza de ventas y equipo de dirección. Para la fuerza de ventas el coche es una herramienta que utilizan para sus viajes de trabajo y llevar las distintas muestras de productos. Para dirección forma parte de su sueldo, por lo que no tiene el concepto de “coche herramienta” sino de retribución en especie. Los responsables de las distintas divisiones de ventas de 3M quedan en un punto intermedio donde tienen coches de nivel de dirección, pero que utilizan como “coche herramienta”.

La fuerza de ventas tiene a su disposición el Volkswagen Passat en sus versiones de motor 1.6 y 2.0 en función de su categoría profesional. Todos los delegados de ventas tienen derecho a coche de compañía, aunque algunos pocos prefieren utilizar el suyo propio. Los directivos pueden escoger entre el Audi A4 o el BMW 320 y entre el A6 y el 520 en el caso de los miembros del comité de dirección.

Todos los coches son diésel con el fin de optimizar su TCO y se alquilan por periodos de 48 meses o un máximo de 160.000km.

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¿Existe libertad de elección de vehículo?

Cada nivel tiene asignado un tipo de vehículo. Este es el vehículo que utilizamos como modelo de referencia en cada nivel, siendo la referencia económica el PVP de dicho vehículo. En total utilizamos 4 niveles de vehículo de referencia y para cada nivel se calcula su cuota para 48 meses y distintos kilómetros. En este cálculo ya se aplican los descuentos que ofrece la marca, el valor residual establecido por la empresa de renting y el tipo de interés de la financiación. Este tipo en algunos casos viene establecido por negociaciones a nivel europeo en el que las subsidiarias locales no participamos. En el caso de las marcas hay acuerdos marco que revisamos a nivel local.

Volviendo a la elección del vehículo, el usuario tiene libertad de escoger cualquier otro modelo que pertenezca al grupo Volkswagen, o entre Audi y BMW en el caso de los directivos. Se establecen una serie de criterios de elección entre los que se encuentran que no pueden optar a un coche del nivel superior aunque por alguna oferta o campaña puntual se diese la opción; que el coche debe ser representativo, es decir, no se permiten cupés, descapotables o coches de 3 puertas; y la cuota no podrá ser superior a la del coche de referencia.

Para flexibilizar un poco la selección y que el usuario pueda equipar el coche acorde con sus necesidades personales, se le permite superar en un 15% el PVP del coche de referencia. Sin embargo, este coste adicional no se repercute en la cuota y el usuario debe pagarlo de su bolsillo.

Finalmente, aunque no por ello menos importante, tenemos la limitación de emisiones. Cada nivel de coche tiene uno diferente que actualmente oscila entre 110 y 130 g de CO2 por km. Desde la central de 3M en Bruselas se nos exige ser estrictos con esta política habiéndonos vistos obligados a rechazar coches que superaban en únicamente un gramo su límite.

A la hora de seleccionar un modelo para introducir en el parque móvil, ¿cuáles son los criterios y características más importantes en el caso de 3M?

Obviamente, la cuota es uno de los criterios más importantes, pero no el determinante. Por un lado se busca que sea un coche representativo pero no la ostentación. Debe ser un coche amplio y cómodo de utilizar, con un buen maletero para movimiento de muestras e incluso por si en algún momento se traslada a un cliente o a otros compañeros.

Lo que he comentado siempre será secundario a que el coche esté dotado de un nivel de seguridad elevado, lo cual afortunadamente ya es un hecho en la mayoría de las marcas, así como un nivel de calidad suficientemente bueno que garantice un buen TCO.

Algunos usuarios de flota pueden sobrepasar la cuota mensual así como el nivel de emisiones, ¿en qué casos ocurren estas exenciones?

El departamento de RRHH ha establecido una serie de políticas para apoyar a empleados que estén en circunstancias algo complicadas. Este apoyo se basa en permitir superar los límites de emisiones de CO2 así como que la compañía asuma en la cuota del coche hasta un 15% adicional. Los colectivos a los que se autoriza esta excepción son aquellos con familias muy numerosas o con gente dependiente a su cargo que en un momento dado pueden necesitar adaptar un coche o disponer de uno más grande con motores más contaminantes.

"Se ha establecido una serie de políticas para apoyar a empleados con familias numerosas o personas dependientes a su cargo. Este apoyo se basa en permitir superar los límites de emisiones de CO2 así como que la compañía asuma en la cuota del coche hasta un 15% adicional."

¿Existen directrices o recomendaciones paneuropeas de 3M en lo que a la flota se refiere?

A nivel europeo 3M establece una serie de políticas que se revisan anualmente. Todos los países deben adherirse a estas políticas, aunque se permite cierta flexibilidad si las circunstancias de cada país son muy diferentes y así lo justifican. Desde Bruselas nos fijan las marcas de vehículos con las que debemos trabajar, los niveles de emisiones, los niveles máximos de coche para cada categoría profesional y las empresas de renting con las que hay firmados acuerdos. También se establecen otros criterios como la cantidad de distintas marcas de coches que puede haber en cada flota, el tipo de seguro a utilizar o si se debe tener una o más empresas de renting.

Actualmente toda la flota está en renting, trabajando con 2 operadores. ¿Está previsto aumentar o disminuir el número de partners en este capítulo y con qué objetivos?

Seguimos las recomendaciones que marca la política global de 3M, la cual indica que debemos utilizar al menos dos empresas de renting simultáneamente.

Cuando lancemos la nueva licitación, el objetivo corporativo es mantener dos operadores. Mi objetivo personal es que las dos empresas elegidas se sientan cómodas trabajando con 3M pero que a su vez sientan la presión, sana, de competir directamente con otra empresa de su sector.

¿Se ha externalizado algún servicio fuera de la cuota de renting?

El servicio principal que negociamos fuera de la cuota de renting es el seguro. Aunque la gestión de la facturación sí nos la hace la empresa de renting, no participan directamente en dicho proceso de negociación. Hasta hace relativamente poco la flota se aseguraba sólo a terceros, gestionando internamente todas las reparaciones y la contratación de talleres. Actualmente hemos optado por un seguro a todo riesgo, siendo los factores principales para tomar esta decisión tanto el coste como la carga de trabajo que se eliminó de gestionar los talleres y los distintos incidentes.

Por lo demás, la empresa de renting gestiona principalmente las renovaciones, entregas y recogidas de vehículos directamente con los conductores así como el mantenimiento. Dentro de 3M gestionamos temas como las multas o los coches de sustitución.

Una de las características de la gestión de la flota de 3M es la disponibilidad de 2 tarjetas de carburante diferentes para cada usuario, ¿por qué se ha optado por esta opción? ¿Existe algún límite de consumo o controles para evitar excesos en los repostajes?

Efectivamente, trabajamos tanto con Solred como con Cepsa. Este servicio también está externalizado en ALD, y son ellos quienes contratan las tarjetas con las dos empresas. El hecho de tener las dos es para dar flexibilidad a los conductores. Actualmente no hay límite de consumo y el control del mismo se hace mediante ratios con los kilómetros que se reportan en las notas de gastos mensuales.

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¿Utilizan algún servicio de carsharing o cuentan con un pool propio de vehículos para empleados que ocasionalmente necesitan un vehículo?

El carsharing no tiene muchas aplicaciones en el caso de 3M ya que toda la fuerza de ventas tiene su propio coche, y el resto de personal que no tiene coche no suele requerir moverse con tanta asiduidad como para justificarlo.

Sólo tenemos un coche en esta modalidad para el colectivo de ingenieros de la división de I+D. No viajan tanto como los delegados de ventas, pero entre todos al final acaban haciendo muchos desplazamientos, por lo cual se vio justificado que tuviesen un coche a su disposición. El uso de este coche lo gestionan directamente en el departamento en función de las necesidades que surjan.

"Vamos a poner en marcha una nueva política que permita a cualquier empleado utilizar un coche de compañía. Actualmente hay unos pocos coches sin conductor asignado y con el fin de reducir el impacto económico que tiene un coche parado, se pone en marcha esta política"

En breve vamos a poner en marcha una nueva política que permita a cualquier empleado utilizar un coche de compañía. Actualmente hay unos pocos coches sin conductor asignado y con el fin de reducir el impacto económico que tiene un coche parado, se pone en marcha esta política. También permitirá a otros compañeros que tengan que viajar esporádicamente con los delegados, que cuenten con una alternativa a utilizar transporte público o tener que utilizar su coche. La aceptación que pudiese tener esta política podría determinar la necesidad de plantearnos introducir otros programas de car sharing.

¿Qué proyectos o nuevas políticas relacionadas con la flota está previsto implantar a medio plazo y con qué objetivos?

Estamos analizando la posibilidad de poner los datos de siniestralidad a disposición de los conductores. El objetivo es claramente reducir la siniestralidad y así evitar subidas en la prima anual, pero también concienciar a los conductores de la importancia de realizar una conducción segura.
Con el fin de potenciar las comunicaciones, buscaremos alguna forma de premiar a los mejores conductores, ya que somos más partidarios de esta aproximación que la de castigar a los peores. En cualquier caso es un tema delicado y empezaremos por compartir la información para mejorar su visibilidad y la concienciación con el problema.

Otro proyecto que queremos implantar es uno para fomentar la conducción sostenible, pero al no disponer de equipos de seguimiento en los coches dependemos de apps de terceros. En este sentido todavía no hemos localizado una solución que nos parezca lo suficientemente atractiva.

En estos momentos no cuentan en el parque con vehículos eléctricos ni híbridos, ¿de qué forma intentan reducir el impacto medioambiental de su flota?

Considero que existen dos motivos principales para que se dé esta circunstancia, el primero es que la mayoría de los desplazamientos impiden a los delegados plantearse utilizar un coche eléctrico, y el segundo es el coste de los coches híbridos. Todavía es necesario demostrar que su TCO es mejor que el de un diésel equivalente, y esto es una barrera de entrada importante que nos está impidiendo avanzar en este frente.

"La mayoría de los desplazamientos impiden a los delegados plantearse utilizar un coche eléctrico y en el caso de los híbridos todavía es necesario demostrar que su TCO es mejor que el de un diésel equivalente. Y esto es una barrera de entrada importante que nos está impidiendo avanzar en este frente."

El hecho de que el Grupo Volkswagen y BMW no tengan una amplia oferta de híbridos, también nos dificulta el margen de maniobra, ya que no podemos acudir a otras marcas como Toyota que tiene más oferta.

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3M, como empresa concienciada con el medio ambiente, quiere promover este tipo de transporte, pero las barreras que nos encontramos ya a escala global son similares. De momento, la forma de reducir el impacto ambiental de la flota se centra en una estricta política de control emisiones que se puso en marcha ya en 2010 y que para 2020 tiene como objetivo tener una media de emisiones de sólo 95g de CO2/km.

"Contamos con una estricta política de control emisiones que se puso en marcha ya en 2010 y que para 2020 tiene como objetivo tener una media de emisiones de sólo 95g de CO2/km."

Una regla de oro para una buena gestión de la flota.

Aprecia a tus conductores. Al final ellos son los que sufren o disfrutan utilizando los coches que seleccionamos y los que, en el día a día, contactan con la empresa de renting por la que hemos apostado. Debes escuchar sus quejas y alabanzas, sí, a veces también las hay, y aprender de lo que te cuentan. Esto a su vez hace que confíen en tu gestión y que cuando las cosas no van como ellos quieren también lo acepten.

Acerca de 3M

3M aplica la ciencia en diferentes ámbitos para mejorar la vida día a día. Con unas ventas mundiales de 32 billones de dólares y más de 90.000 empleados en todo el mundo, conecta y colabora con sus clientes en más de 200 países, fabricando miles de productos ingeniosos, siendo líderes en la mayor parte de los mercados donde compite: cuidado de la salud, seguridad vial, oficinas, abrasivos, adhesivos, etc.